Mitarbeiter verlassen? 5 Schritte zu einem reibungslosen Übergang

Wenn Sie eine Kündigung von einem Ihrer Top-Mitarbeiter erhalten, dort Es sind wahrscheinlich viele Gedanken, die dir durch den Kopf gehen. "Ich dachte, sie wäre glücklich mit ihrer Arbeit." "Wie konnte sie uns in solch einer kritischen Zeit verlassen?" "Können wir es uns leisten, mehr Geld anzubieten und sie bleiben zu lassen?"

Sobald Sie die Nachrichten bearbeitet haben, müssen Sie die nächste unausweichliche Herausforderung angehen: einen reibungslosen Übergang bei allen laufenden Projekten des Mitarbeiters.

"Als Führungskraft müssen Sie sich überlegen, wer die nächste Person ist, die die Rolle des austretenden Mitarbeiters übernimmt", sagte John Addison, President und CEO der Addison Leadership Group. "Sie müssen herausfinden, ob Sie Aufgaben neu organisieren und sie auf Personen aufteilen müssen oder ob es eine logische Person in Ihrem Team gibt, die diese Aufgabe übernehmen kann."

Wenn Sie vorausplanen und über einen Nachfolgeplan nachdenken Für diesen Schlüsselmitarbeiter sollte der Übergang ein wenig einfacher sein, sagte Addison. Wenn Sie jedoch durch den Rücktritt in Verlegenheit gebracht wurden und nicht wissen, wie Sie vorgehen sollen, müssen Sie in den letzten zwei Wochen Ihres Mitarbeiters mit dem Unternehmen vorgehen.

Identifizieren Sie jemanden, der den Exit-Mitarbeiter im Schatten hat.

In der Regel ein Angestellter gibt zwei Wochen vorher - manchmal sogar weniger - vor seinem letzten Tag, und die Uhr beginnt zu ticken, sobald Sie über seinen oder ihren Rücktritt informiert werden. Selbst wenn dieser Mitarbeiter eine einzigartige Position innehat und Aufgaben übernimmt, die andere Mitarbeiter nicht bewältigen können, müssen Sie jemanden in Ihrem bestehenden Pool finden, der kompetent genug ist, um zumindest den Job des austretenden Mitarbeiters zu erlernen und das Fort festzuhalten wenn Sie nach einem Ersatz suchen.

Als Lee, der Geschäftsführer und Vizepräsident eines Fleisch verarbeitenden Zulieferers (der uns gebeten hatte, seinen Nachnamen wegzulassen), kürzlich einen Angestellten von 10 Jahren zurückgetreten hatte, hatte er einen anderen vertrauenswürdigen Manager Während ihrer letzten Woche arbeitet sie mit dem existenten Manager zusammen, um wichtige undokumentierte Aktivitäten aufzunehmen.

"Das Ziel war, dass ein anderer Manager ein Informationskanal in das und aus dem Team für den Rest der Organisation und einen Ansprechpartner für sowohl das Team als auch die Organisation, nachdem sie gegangen ist ", sagte Lee. "[Der Interim Manager] ist jetzt der Resonanzboden für das Team, wenn sie unsicher sind, und sie kann die Probleme, die vom Team intern an die richtige Ressource adressiert werden."

Addison bemerkte, dass eine proaktive, keine reaktive , Ansatz zu dieser schwierigen Aufgabe ist am besten.

"Die Wahrheit ist, Sie müssen jeden Tag darüber nachdenken, weil Sachen geschehen und Leute weitergehen," sagte Addison. "Sie sollten immer mit einem Plan und einer Liste von Namen von Personen vorbereitet sein, die Sie kontaktieren können, wenn Sie einen schnellen Ersatz benötigen. Ein großer Führer kennt nicht nur die Personen, die ihm Bericht erstatten, sondern hat auch ein Inventar anderer Personen." Stärken und Schwächen. "

Pläne mit den restlichen Mitarbeitern kommunizieren

Jeder Austritt eines Mitarbeiters wird sich auf die anderen Mitarbeiter auswirken, egal ob es sich um eine komplette Veränderung der Rolle eines anderen handelt oder einfach nur um eine Moral für das Team. Lee sagte, dass Transparenz mit seinen verbleibenden Mitarbeitern über diese Veränderungen während dieser Übergangszeit ausschlaggebend sei.

"Ich war sehr transparent mit dem Team bezüglich der Pläne für die Einstellung des Ersatzes", sagte Lee Mobby Business in einem E-Mail-Interview . "Ich habe darauf Wert gelegt, dem Team zu zeigen, wie gut sie zusammenarbeiten und das Vertrauen stärken, das die Organisation in sie setzt, und ich habe versucht, schnell auf Bedenken zu reagieren."

Allerdings hat er das bemerkt Es wäre von Vorteil gewesen, vor ihrem letzten Tag noch mehr Treffen mit der austretenden Mitarbeiterin abzuhalten. Dies hätte das Vertrauen des Teams gestärkt und ihnen geholfen, die Pläne für sie besser zu verstehen, nachdem der Mitarbeiter gegangen war, sagte Lee.

Fordern Sie die Hilfe des austretenden Mitarbeiters an

Es ist einfach für einen Mitarbeiter, sich mental auszuklinken, wenn er oder sie sich in der "Home-Stretch" befindet, um den Job zu verlassen, aber das bedeutet nicht, dass er oder sie nachlassen sollte. Während Sie den Arbeitnehmer während der letzten zwei Wochen nicht stressen wollen, ist es für Sie als Arbeitgeber sinnvoll, um Hilfe zu bitten. Addison stellte fest, dass scheidende Mitarbeiter ihren Mitarbeitern bei der Übernahme ihres Arbeitsplatzes helfen sollten, sobald sie gegangen sind.

Die größte Herausforderung, vor der viele Arbeitgeber stehen, ist das Sammeln des Wissens, das die Person besitzt und weitergibt andere Mitarbeiter. Sie können dem Mitarbeiter einige dieser Fragen stellen, um die benötigten Informationen zu sammeln:

• Können Sie Ihre täglichen Aufgaben und die Routine in leicht verständlichen Schritten darstellen?
• Wenn Sie Prioritäten setzen müssten, was sind die Top-Themen? Drei Projekte, an denen Sie gerade beteiligt sind, müssen nach Ihrer Abreise abgeholt werden.
• Welche Dateien / Informationen / Kontakte sind notwendig, um einen reibungslosen Übergang zu diesen Projekten zu ermöglichen?
• Können Sie mir einen Anhaltspunkt geben? Richtung, in der Sie Ihre Projekte übernommen hätten, wenn Sie bei der Firma geblieben wären?
• Wie hat sich Ihre Arbeit seit Ihrer Einstellung entwickelt? Können Sie eine grundlegende Stellenbeschreibung basierend auf Ihren aktuellen Aufgaben schreiben, damit wir einen Nachfolger identifizieren und einstellen können?
• Gibt es irgendwelche wichtigen Punkte, über die wir bei einer laufenden Arbeit Bescheid wissen sollten?
• Können wir eine Liste haben? von all Ihren regelmäßigen Kontakten, damit wir sie über die Personalveränderung informieren können?

Sobald Sie die Antworten auf diese Fragen haben, zentralisieren Sie alle zugehörigen Dateien und Anweisungen in Ihrer Unternehmensdatenbank, damit jeder, der die Aufgaben des Mitarbeiters übernehmen muss, darauf zugreifen kann .

Helfen Sie dem Mitarbeiter, eine positive Nachricht zu hinterlassen.

Selbst wenn der Mitarbeiter zu einer Gelegenheit aufbricht, auf die er oder sie sehr gespannt ist, ist es wahrscheinlich, dass er oder sie die Verspannung der Abreise spüren wird. Obwohl Sie während dieser Zeit gestresst und verärgert sein können, ist es wichtig, Ihre Frustration über den austretenden Mitarbeiter nicht auszulassen. In der Tat ist es in Ihrem Interesse, die letzten Tage in der Firma so angenehm wie möglich zu gestalten.

"Mir wurde geraten, die Angestellten nicht mit Aufgaben zu überladen und ... [lassen Sie] eine gute Nachricht zu hinterlassen, "Sagte Lee. "Ich machte Pläne für ein letztes Abschieds-Event an ihrem letzten Tag ... [bei] einer örtlichen Brauerei für Essen und Trinken mit ihrem Team. Ich hielt eine kleine Rede darüber, was sie erreicht hatte, was wir gemeinsam erreicht hatten, um das Geschäft zu entwickeln "Wie hat sie die Organisation verändert und persönlich, wie sie mir als Mentorin und Arbeitskraft zur Seite gestanden hat?"

Bereite dich auf das nächste Mal vor

Es ist nie leicht, einen Mitarbeiter zu verlieren, der für dein Geschäft wichtig ist es kann und passiert. Wenn Sie dieses Mal keinen Plan hatten, nutzen Sie diese Erfahrung als eine Gelegenheit, sich auf das nächste Mal vorzubereiten, wenn dies geschieht. Scott Grossman, COO der Passwort-Management-Firma Keeper Security, sagte, Arbeitgeber sollten einen Plan erstellen, um negative Auswirkungen auf den Fluss und die Kontinuität Ihrer Operationen zu reduzieren.

"Jedes Unternehmen wird Umsatz haben", sagte Grossman. "Haben ... Prozesse eingerichtet, die die Aufteilung von Verantwortlichkeiten und die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern ermöglichen. Wenn jemand weggeht, können andere die Lücke entweder auf Dauer angehen oder während das Unternehmen einen Ersatz einstellt - und einen noch besseren Kandidaten - für diese Position. "

" Jede Änderung gibt Ihnen die Möglichkeit, Ihr Unternehmen besser zu machen ", fügte Addison hinzu. "Sie müssen bereit sein, die nächsten Schritte zu unternehmen, um die Arbeit besser zu machen und Ihre Abteilung funktionsfähig zu halten."

Weitere Informationen zu rechtlichen und fachlichen Aspekten beim Rücktritt eines Mitarbeiters finden Sie im Mobby Business-Leitfaden .

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Meine aktuelle Berufsbezeichnung ist nicht Vorstand, Finanzchef, Chief Operating Officer oder ähnliches. Ich bin der Hauptunruhestifter meiner Firma, der Scott Petinga Group. Natürlich, bevor ich diese angesehene Position antrat, arbeitete ich eine Reihe von anderen Jobs mit traditionelleren Titeln. Im Laufe meiner Karriere war ich ein Madison Avenue Marketing-Agent, ein Finanzinstitut Segmentierung Vizepräsident und ein außerordentlicher Professor an mehreren Hochschulen.

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