Auswahl der Projektmanagement-Software: Ein Leitfaden für Einkäufer

Projektmanagement-Software ist eine vielseitige Möglichkeit, den Prozess der Projektverwaltung zu rationalisieren, egal ob es sich um das Entwerfen und Konstruieren des Inneren eines Gebäudes oder das Erstellen einer Website für einen Kunden handelt. Projektmanagement-Software hilft, den Prozess zu vereinheitlichen, anstatt Teams dazu zu zwingen, über mehrere verschiedene Anwendungen hinweg zu arbeiten. Stattdessen werden Kommunikationstools, Dateifreigabe, Aufgaben- und Fristenüberwachung sowie Berichterstellung in einer einzigen Softwareanwendung konsolidiert.

Die Projektverwaltungssoftware arbeitet als Echtzeitarbeitsbereich, mit dem Sie Ihren Blick auf das Gesamtbild konzentrieren können Verwalten der täglichen Details. Die besten sind dynamische, automatische Neuterminierung, wenn eine Frist überschritten wird; manche planen die Arbeit sogar in Abhängigkeit von der Beendigung der späten Aufgabe.

Benötige ich eine Projektmanagement-Software?

Es ist wichtig zu erkennen, dass die Projektmanagement-Software für vollständige Projekte konzipiert ist, die Zeit und Teamwork benötigen. Sie sind wahrscheinlich zu umfangreich und für die Routinearbeit eingehend. Beispielsweise wäre die Verwendung von Projektmanagement-Software zum Einrichten und Konfigurieren eines Computernetzwerks sehr hilfreich. Die Verwendung von Projektmanagement-Software zur Verwaltung eines Computernetzwerks wäre jedoch wahrscheinlich klobig und verwirrend.

Eine gute Faustregel, um festzustellen, ob Sie an einem Projekt arbeiten, ist die Frage: "Habe ich ein definitives Startdatum? Ich habe eine definitive Frist? Habe ich ein klares Verständnis meiner Ziele von Zeit zu Zeit? "

" Ein Unternehmen benötigt eine Projektmanagement-Software, wenn es zwischen mehreren Einzelpersonen oder Geschäftseinheiten, sowohl intern als auch extern, koordiniert wird Aufgaben, die eine Vielzahl von Deliverables oder Creatives beinhalten ", sagte Conrad Magalis, Marketing Manager für die Vorabannahme. "Es ist eine bewährte Methode, alle Informationen und Konversationen zu einem bestimmten Projekt oder einer bestimmten Aufgabe zu dokumentieren und an die beteiligten Stakeholder zu delegieren."

Die verräterischen Zeichen, die eine Organisation für das Projektmanagement benötigt, sind:

• Projekte Verzögerungen aufgrund übermäßiger E-Mail-Korrespondenz, wobei die Arbeit in den Postfächern der Teammitglieder vergraben wird
• Verwirrung in der Umgebung überbelasteter und nicht benutzerfreundlicher Tabellenkalkulation
• Verpasste Deadlines, entweder mit einzelnen Aufgaben oder kompletten Projekten, aufgrund mangelnder Verantwortlichkeit und Transparenz im Prozess
• Schlechte Kommunikation zwischen Teammitgliedern und Managern aufgrund fehlender Bericht über den Status des Projekts oder einzelner Aufgaben
• Überlappende oder redundante Arbeit aufgrund von Verwirrung um die spezifische Rolle jedes Teammitglieds
• Unklare oder verpasste Timelines durch schlechte Planung oder schlechte Kommunikation

Durch den Einsatz von Projektmanagementlösungen in der richtigen Situation kann der gesamte Prozess rationalisiert werden, d ermöglichen Sie Ihrem Team, in kürzerer Zeit qualitativ hochwertigere Arbeit zu leisten. Die beste Software ermöglicht es Ihnen, mehrere Projekte gleichzeitig zu speichern und zu verfolgen. So können Sie Termine und den Fortschritt einzelner Teammitglieder einfach überwachen. Im Wesentlichen kann Ihre Arbeitslast auf einer einzigen Plattform gespeichert werden, wobei jedes Ihrer Teammitglieder Zugriff auf alle Informationen hat, die sie zur Erfüllung ihrer eigenen Rolle benötigen.

Wie sieht die Projektmanagement-Software aus?

Projektmanagement-Software beginnt oft mit einem Dashboard, das als Basis dient und Zugriff auf alle wichtigen Funktionen der Software bietet. Über das Dashboard können Benutzer häufig neue Projekte erstellen sowie alte verwalten und organisieren. In vielen Projektmanagementlösungen bietet das Dashboard auch einen Überblick über aktive und abgeschlossene Projekte, auf die Benutzer jederzeit zugreifen können. Dashboards können häufig über ganze Teams verteilt werden, sodass sie alle relevanten Projekte und Aufgaben per Tastendruck aufrufen können.

"Mit der Projektmanagement-Software können die Benutzer ihre Arbeitsaktivitäten auf einer zentralen Plattform zusammenfassen, so dass die Mitarbeiter Zeit sparen, indem sie alle Aufgaben-Tools auf einer Oberfläche unterbringen", sagte John Furneaux, CEO der Projektmanagement-Firma Hive. "Die Bandbreite der Software reicht von Startups - wie Hive - bis hin zu erfahrenen Spielern wie SharePoint. Alle Projektmanagement-Software ist in ihren Möglichkeiten breit gefächert, und es ist wichtig zu beurteilen, was die Unternehmen brauchen und wie Prozesse verbessert werden können."

Projekte und Aufgaben können typischerweise direkt in der Projektmanagement-Software erstellt werden (oder angefordert werden, wenn ein Vorgesetzter das Projekt vor dem Beginn genehmigen muss). Sobald ein Projekt erstellt wurde, haben die Benutzer Zugriff auf eine Vielzahl von Tools zur Organisation und Koordination spezifischer Aspekte jedes Projekts, wobei die Verantwortlichkeit für die Aktualität und Qualität der zugewiesenen Aufgaben sichergestellt wird.

Mitarbeiter können auch Aufgaben und Projekt-Zeitpläne planen und verfolgen ausgereifte Tools wie Gantt Charts. Diese Tools helfen dabei, Teammitglieder auf derselben Seite zu halten, auch wenn sie nicht am selben physischen Standort arbeiten, und erleichtern die Einhaltung knapper Fristen. Da die Teammitglieder sehen können, welche Aufgaben einander zugewiesen sind, können sie sich viel leichter untereinander koordinieren. Einige Software verfügt sogar über integrierte Chat-Anwendungen, die eine sofortige und direkte Zusammenarbeit ermöglichen.

Für Manager ist die volle Kontrolle über die Richtung des Projekts entscheidend. Manager können Aufgaben neu zuordnen oder zugewiesene Aufgaben mischen, wenn ein Teammitglied überfordert ist, während andere es nicht tun, Ressourcen effektiver im laufenden Betrieb zu verwalten. Mit detaillierten Übersichten und Berichten können Manager auch leichter mit neuen Entwicklungen Schritt halten. Jedes komplexe Projekt hat viele bewegliche Teile, deshalb ist es wichtig, Ihre Entscheidungsträger auf dem Laufenden zu halten - das ist die Projektmanagement-Software für Ihr Management-Team.

Auswahl der richtigen Projektmanagement-Software

Während der meisten hochwertigen Projektmanagement-Anwendungen bieten alle oben genannten Funktionen, keine zwei sind genau das Gleiche. Das macht den Auswahlprozess zu einem wesentlichen Bestandteil des Unternehmenserfolgs. Ein großes Unternehmen zum Beispiel hat andere Bedürfnisse als ein kleines Startup mit einem kleinen Team. Es ist von entscheidender Bedeutung, jede Anwendung genau zu prüfen und die richtigen Fragen zu stellen.

"Unternehmen sollten sich die Zeit nehmen, verschiedene Optionen vorzuführen, bevor sie weiterarbeiten, sowie die Zeit für das Team und die Clients berücksichtigen, um sich an die Anwendung zu gewöhnen ", Sagte Magalis. "Wenn Sie in einem hochtechnischen Bereich arbeiten (z. B. in der IT-Branche), ist es vielleicht häufiger als in anderen Branchen, dass Sie Erfahrung mit Projektmanagementanwendungen haben."

Es kann auch hilfreich sein, die aktuellen Probleme zu identifizieren habe Managementprojekte. Wenn Sie erkennen, wo die Fallstricke liegen - vielleicht teilen Sie sich rechtzeitig mit einem Kunden oder vielleicht mit der internen Kommunikation -, können Sie sich leichter auf Software konzentrieren, die Ihre Stärken stärkt und Ihre Schwächen unterstützt. Jede Projektverwaltungsanwendung hat ihre eigenen herausragenden Funktionen, daher ist die Auswahl eines, das Ihr Team ergänzt, von größter Bedeutung.

Schließlich ist die Wahl eines Systems, das Sie einfach implementieren und verwenden können, der Schlüssel. Was nützt eine Lösung, die eine klobige Einführung mit sich bringt, Kopfschmerzen für Ihr Team verursacht und zu einer kontraproduktiven Anstrengung führt, nur um sie zum Laufen zu bringen? Darüber hinaus, wenn Ihre Mitarbeiter nicht lernen können, das System zu verwenden, bietet es letztlich keine Vorteile. Implementierung und Benutzerfreundlichkeit sollten wichtige Faktoren für Ihre Entscheidung sein.

"Die erfolgreiche Implementierung eines Enterprise-Projektmanagementsystems ist schwierig. Dies ist ein kulturelles und kein Werkzeugproblem", sagte Alan Zucker, Gründer von Project Management Essentials. "Die meisten Unternehmen verfügen nicht über konsistente und standardisierte Vorgehensweisen für die Verwaltung von Projekten und die Berichterstattung über die Portfolio-Performance. Etwas so Einfaches wie ein Standardtag für den unternehmensweiten Reporting-Status kann Schockwellen senden, da die Leute an einem bestimmten Tag den Status melden. in der Regel wegen ihrer Exekutivstatus-Kadenz. "

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