Ungesunde Beziehung mit Ihrem Posteingang? So brechen Sie schlechte E-Mail Gewohnheiten

Während E-Mails schon seit Jahrzehnten existieren, sind die Menschen jetzt mehr denn je damit verbunden, wie neue Forschungsergebnisse ergeben.

Laut einer Umfrage von Reachmail, obwohl das Überprüfen von E-Mails während des Tages die Produktivität verringern kann, tun dies fast 84 Prozent der Befragten. Tatsächlich senden mehr als die Hälfte der Befragten täglich mehr als 10 E-Mails.

Arbeits-E-Mails lenken nicht nur während des Arbeitstags ab. Eine andere Umfrage von Reachmail ergab, dass 75 Prozent der Amerikaner ihre E-Mails an freien Tagen und in den späten Abenden überprüfen und 61 Prozent ihren Posteingang im Urlaub überprüfen.

E-Mail ist zwar eine großartige traditionelle Form der Kommunikation, sollte aber nicht sein alles verzehrend. Hier erfahren Sie, wie Sie diese Gewohnheiten brechen und eine gesündere, effizientere Beziehung mit E-Mails aufbauen können.

Entwickeln Sie einen E-Mail-Zeitplan

Einer der neuesten Trends im E-Mail-Management heißt "Inbox-Zero". Das Ziel ist es, Ihren Posteingang jederzeit sauber zu halten, aber diejenigen, die diese Technik anwenden, tendieren dazu, ihre E-Mails mehr als 25 Mal pro Tag zu überprüfen, entsprechend der Umfrage "Work Email Trends After Hours".

Wenn Sie es wollen Weniger per E-Mail abgelenkt und produktiver, schmälern Sie das Konzept und erstellen Sie einen Zeitplan, um den Zeitaufwand für Lesen und Antworten zu begrenzen. Dies minimiert Unterbrechungen, die Ihre Produktivität bei Aufgaben beeinträchtigen, und stellt sicher, dass Sie genügend Zeit für sie reservieren.

Es gibt keine Regel dafür, welche Art von Zeitplan am besten funktioniert. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie oft Sie in Ihrem Posteingang sein müssen, versuchen Sie es zu einem festgelegten Zeitpunkt dreimal pro Woche für eine bestimmte Zeit. Reduzieren Sie dann die Zeit in der folgenden Woche, bis Sie die erforderliche Zeit gefunden haben, um angemessen zu reagieren.

Das Verwalten von Erwartungen und das Erstellen von Grenzen ist ein wichtiger Teil beim Erstellen eines E-Mail-Zeitplans. Stellen Sie sicher, dass Kunden oder Mitarbeiter den neuen Zeitplan kennen, indem Sie eine automatische Antwort mit Ihrem E-Mail-Host einrichten oder Ihre E-Mail-Antwortzeiten in Ihre Signatur einfügen. Auf diese Weise werden Personen, die an sofortige Antworten gewöhnt sind, nicht überrascht oder beleidigt sein, wenn Sie statt drei Minuten drei Stunden Zeit haben, zu antworten.

Inhalte in Ordnern organisieren

Erstellen von Ordnern, die aktuelle E-Mails oder informative Nachrichten enthalten eine gute Möglichkeit, sich zu organisieren. Wenn Sie für ein Unternehmen arbeiten, das mehrere Abteilungen hat, kann es von Vorteil sein, Ihr Konto nach Abteilung mit Unterordnern für zeitkritisches Material zu organisieren.

Abmeldung von E-Mail-Ketten

Ein wesentlicher Bestandteil des E-Mail-Organisationsprozesses ist der Magie des Abmeldelinks. Es ist leicht, mit Angeboten von Unternehmen und Anbietern überschwemmt zu werden, indem Sie sich für ihre Lead-Magnete anmelden, aber wenn ihre nachfolgende Korrespondenz nur zu Ihrem E-Mail-Rückstand beiträgt, könnte es Zeit sein, sich abzumelden. Sei unbarmherzig damit; Vermarkter wissen, dass sie die Aufmerksamkeit der Abonnenten verdienen müssen, und Ihr Abonnement ist ihr Privileg.

Wenn das Erstellen eines E-Mail-Zeitplans und die Implementierung einer strikten Organisationsrichtlinie Ihren Posteingang nicht überschaubarer macht, könnte es Zeit sein, ein E-Mail-Verwaltungstool in Betracht zu ziehen .

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(Werdegang)