Dokumentenmanagement-Systeme: Ein Leitfaden für Einkäufer

Wenn Sie auf dem Markt für ein Dokumentenmanagementsystem sind, müssen Sie als erste eine Frage beantworten, ob Sie das System in Ihrem Unternehmen unterbringen oder in der Cloud hosten lassen möchten . Beide Optionen bieten zwar einen Rahmen für das Speichern und Organisieren Ihrer elektronischen Dokumente, jedes hat jedoch seine Vor- und Nachteile.

Unser Leitfaden hilft Ihnen, die Unterschiede zwischen selbst gehosteten und Cloud-gehosteten Dokumentenmanagementsystemen sowie den Funktionen zu verstehen sie umfassen und die Vorteile, die sie anbieten. Darüber hinaus bietet unser Handbuch Tipps für die Auswahl eines Dokumentenverwaltungssystems.

Was ist ein Dokumentenverwaltungssystem?

Dokumentenverwaltungssysteme sind elektronische Aktenschränke, die einen Rahmen für die Organisation aller digitalen und Papierdokumente bieten.
Diese Systeme arbeiten mit Scannern zusammen, die Papierdokumente in digitale Versionen umwandeln.
Dokumenten-Management-Systeme ermöglichen über hochentwickelte Suchmaschinen den schnellen Zugriff auf beliebige Dokumente oder Dateien.

Funktionen dieser Systeme:

Speichern verschiedener Dokumenttypen, einschließlich Textverarbeitungsdateien, E-Mails, PDFs und Tabellen
Durchsuchen einer ganzen Bibliothek von Dateien nach einzelnen Schlüsselwörtern
Einschränken des Zugriffs auf bestimmte Dokumente
Überwachen, wer Dokumente anzeigt und wann
Änderungen verfolgen zu Dokumenten
Abrufen von Vorgängerversionen von bearbeiteten Dokumenten
Steuern und Regeln, wenn veraltete Dokumente gelöscht werden können
Zugriff, Bearbeitung und Freigabe von Dokumenten über mobile Geräte

Editieren Hinweis: Suchen Sie nach einem Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen? Wenn Sie nach Informationen suchen, die Ihnen bei der Auswahl des richtigen Angebots helfen, verwenden Sie den nachstehenden Fragebogen, um unsere Schwester-Website, BuyerZone, kostenlos mit Informationen von verschiedenen Anbietern versorgen zu können:

Was die Experten sagen: Jeff Pickard, CEO von Lucion Technologies, einem Anbieter von Dokumentenmanagement-Lösungen, sagte, diese Systeme helfen Unternehmen, alle ihre Papier- und digitalen Dateien an einem zentralen Ort zu organisieren, an dem jeder im Büro Zugang hat.

"Es ist ein Herausforderung für Unternehmen, mit all den Schreibarbeiten und elektronischen Dateien Schritt zu halten, die jeden Tag in ein Home-Office oder ein Geschäft kommen ", sagte Pickard Mobby Business. "Es beginnt im Allgemeinen langsam - eine E-Mail hier, eine Quittung dort, eingehende Rechnungen und Kundenkorrespondenz - und bevor Sie es wissen, haben Sie einen Berg Papier und keine Möglichkeit, die Dokumente zu finden, die Sie brauchen."

Nun, das Sie wissen, was ein Dokumentenmanagementsystem ist. Sie sollten entscheiden, welcher Typ am besten zu Ihren Anforderungen passt - eine selbst gehostete oder cloudbasierte Lösung. Beide Systeme bieten die gleichen Funktionen, unterscheiden sich aber in wesentlichen Punkten:

Self-Hosted Document Management System

Die gesamte Software ist in Ihrem Unternehmen auf den firmeneigenen Servern gespeichert.
Sie können beliebig viele Dokumente und Dokumente speichern Dateien, wie es Ihr Server zulässt.
Die Software verursacht einmalige Kosten, die zum Teil von der Anzahl der Benutzer abhängen. Selbst gehostete Systeme kosten typischerweise mindestens einige tausend Dollar. Einige Systeme berechnen eine anfängliche Gebühr für die Software sowie Lizenzgebühren für jeden Benutzer. Darüber hinaus erheben einige eine Installationsgebühr.
Es gibt eine optionale jährliche Gebühr für laufenden Support und Software-Upgrades.

Vorteile: Der größte Vorteil eines selbst gehosteten Dokumenten-Management-Systems ist, dass Sie immer in sind Kontrolle über Ihr System und nicht auf jemand anderen angewiesen, um es aufrecht zu erhalten. Du bist auch nicht abhängig vom Internet. Wenn Ihre Online-Verbindung ausfällt, haben Sie immer noch Zugriff auf alle Ihre Dokumente.

Nachteile: Der Nachteil liegt in den hohen Vorlaufkosten sowie den zusätzlichen jährlichen Kosten für Software-Updates. Darüber hinaus liegt es an Ihnen, sicherzustellen, dass Sie über ein ordnungsgemäßes Sicherungssystem verfügen, da Ihre Dateien nicht automatisch in der Cloud gespeichert werden. Ein weiterer möglicher Nachteil ist, dass nicht alle selbst gehosteten Systeme sowohl mit Windows- als auch mit Mac-Computern funktionieren. viele sind nur mit dem einen oder dem anderen kompatibel.

Cloud-Hosted Document Management System

Die gesamte Software wird von Ihrem Provider gehostet und ist online zugänglich.
Sie können sich von jedem Computer oder mobilen Gerät aus mit diesem System anmelden.
Sie zahlen eine monatliche Gebühr für jeden Benutzer. Die Kosten reichen von ein paar Dollar bis zu 100 Dollar pro Benutzer, abhängig vom Anbieter, der Anzahl der ausgewählten Funktionen und der gewünschten Speicherkapazität.
Der Systemanbieter kümmert sich ohne zusätzliche Kosten um Software-Upgrades und Wartung .

Vorteile: Der größte Vorteil besteht darin, dass Sie kein IT-Team benötigen, um die Software zu installieren und sie ordnungsgemäß laufen zu lassen, und dass keine großen Vorlaufkosten anfallen. Sie können diese Systeme auch von jedem Ort aus anzapfen, der Onlinezugriff hat, und Sie müssen Ihre Dateien nicht sichern, da sie automatisch in der Cloud gespeichert werden.

Nachteile: Sie sind Ihrer Gnade ausgeliefert Anbieter, um das System am Laufen zu halten. Wenn Ihr Provider ein Problem mit seinem Rechenzentrum hat, kann dies den Zugriff auf Ihre Dateien verhindern, bis die Situation behoben ist. Wenn Ihre Internetverbindung fehlschlägt, können Sie nicht zu Ihren Dateien gelangen. Cloud-Lösungen haben auch Speicherbeschränkungen.

Was die Benutzer sagen: Sara Sutton Fell, CEO und Gründerin von FlexJobs, sagte, sie mag es, alle ihre Dateien digital und in der Cloud zu speichern, um ihre Dokumente überall hin zu bekommen ist, was besonders wichtig ist, weil sie remote arbeitet.

"Der Zugriff auf unsere gesamte Dokumentation, egal wo wir gerade arbeiten, ist erstaunlich", sagte Sutton Fell. "Ich weiß, dass wenn ich zu einer Konferenz gehe oder auch nur das Café, um für den Nachmittag zu arbeiten, alle meine Dokumente mit mir kommen."

Dokumenten-Management-System FAQs

Noch immer unsicher, was ein Dokumenten-Management-System tut? Kein Problem. Hier einige Fragen und Antworten, die für mehr Klarheit sorgen können.

F: Sind Dokumenten-Management-Systeme nur für große Organisationen wertvoll, oder können auch kleine Unternehmen davon profitieren?

A: Obwohl sie das nicht haben Durch die große Anzahl von Dateien, die größere Unternehmen nutzen, können kleine Unternehmen immer noch von Dokumentenmanagementsystemen profitieren, sagte Jesse Wood, CEO von eFileCabinet.

"Ein Dokumentenmanagementsystem ist eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, in ihren jeweiligen Branchen effektiver zu werden unabhängig von der Größe des Unternehmens oder der Anzahl der Kunden ", sagte Wood.

F: Ich sehe oft Referenzen zu Dokumentenmanagementsystemen, Dokumentenmanagementsoftware und Dokumentenmanagementlösungen. Was sind die Unterschiede?

A: Trotz der unterschiedlichen Namen erfüllen sie alle die gleichen Aufgaben. Mary Williams, Marketing Communication Director für DocuWare, sagte, die Unterschiede seien eine Frage der Semantik.

"Unsere Branche macht einen guten Job, die Öffentlichkeit zu verwirren, weil es viele Begriffe gibt, die austauschbar sind", sagte sie.

F: Was ist der Unterschied zwischen Cloud-Speicher- und Cloud-basierten Dokumenten-Management-Systemen?

A: Während Cloud-Speicher einfach als Ablageort für Dokumente in der Cloud dient, sind Cloud-basierte Dokumenten-Management-Systeme wesentlich robuster "

" "Als reines Speicher-Repository fehlen Cloud-Speicher die Kollaboration, Sicherheit und diverse Automatisierungsfunktionen eines Dokumenten-Management-Systems, nämlich in Form von Audit Trails, Benutzerberechtigungen, Templating, Versionierung und Bank-Grade verschlüsselte Dateifreigabe ", sagte er.

F: Wie erhalten Sie Dokumente im System gespeichert?

A: Es gibt mehrere Möglichkeiten, Dateien hinzuzufügen, z. B. hochladen von Ihrem Computer und Scannen von Papier Dokumente direkt in das System. Pickard sagte Scan-Fähigkeiten sind ein großer Teil eines Systems.

"Jetzt dauert das Scannen nur Sekunden, und wenn Sie das richtige Technologiepaket erhalten, können Sie bearbeitbare, durchsuchbare Dateien in einem universellen Format, wie PDF, automatisch erstellen während du einscanst ", sagte er. "Eine gute Scan-Lösung erleichtert sogar das Massenscan, erkennt, wo separate Dokumente in einem Stapel beginnen und enden und sendet sie wie ein virtueller Aktenangestellter an den richtigen Ordner."

F: Wie finden Sie nach dem Ablegen Dokumente im System?

A: Diese Systeme bieten viele Möglichkeiten, Dokumente schnell zu finden, unter anderem durch Suche nach dem Titel der Datei, nach dem Namen des Autors und wann wurde in das System hinzugefügt. Darüber hinaus können Sie mit diesen Lösungen in jeder Datei nach Inhalten suchen.

"Wenn Sie eine Lösung mit integrierten Suchfunktionen finden, können Sie einfach eine Stichwortsuche durchführen, um Dokumente in Sekundenschnelle aufzurufen [und eine Vorschau zu erhalten] um sicherzustellen, dass Sie die richtige Datei haben, bevor Sie sie öffnen ", sagte Pickard.

F: Funktionieren Dokumentenmanagementsysteme mit anderen Programmen, die ich bereits verwende?

A: Während die meisten Systeme Integrationen für Microsoft Office, Salesforce, DocuSign, QuickBooks und einige andere populäre Programme, einige enthalten auch eine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API), die kundenspezifische Integrationen ermöglicht.

"Eine Dokumentenmanagementtechnologie mit einer offenen API erweitert diese Anpassbarkeit an Organisationen, die weitere Anpassungen vornehmen möchten das Dokumenten-Management-System für ihre spezifischen Initiativen ", sagte Wood.

F: Abgesehen davon, dass Sie besser organisiert sind, können Dokumenten-Management-Systeme Ihnen helfen, Ihre Arbeit auf andere Weise zu erledigen?

A: Ja, und eine Möglichkeit ist mit Workflow-Tool s, die Unternehmen helfen, Aufträge und Projekte auf Kurs zu halten. Diese Tools, die in einigen Systemen enthalten sind, benachrichtigen Mitarbeiter, wenn es an der Zeit ist, an bestimmten Aufgaben zu arbeiten, und sorgen dafür, dass Aufgaben niemals im Posteingang eines Mitarbeiters verloren gehen, so Errick Anthony, Projektleiter der LSSP Corporation, einem Anbieter von Dokumentenmanagementsystemen .

"Workflow bedeutet die Fähigkeit, eine Person oder eine Gruppe von Personen wissen zu lassen, dass eine Aktion an einer Datei ausgeführt werden muss, um den Prozess abzuschließen", sagte Anthony. "Die Workflow-Verwaltung bietet auch die Möglichkeit, diese Dateien durch einen Manager zu verfolgen und zu verwalten."

F: Haben alle Benutzer Zugriff auf alle Dokumente mit Dokumentenverwaltungssystemen?

A: Meiste Dokumentenverwaltung Systeme haben Sicherheitseinschränkungen, die steuern können, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Dateien haben. Dies stellt sicher, dass Mitarbeiter nur die Dokumente sehen, die sie benötigen.

"Sicherheit spielt im Dokumenten-Management-System eine so wichtige Rolle", sagte Anthony.

F: Was passiert, wenn eine Katastrophe mein Unternehmen trifft? Sind die im System gespeicherten Dateien und Dokumente für immer verloren?

A: Ein großer Vorteil der Cloud-basierten Lösungen ist, dass Ihre Daten sicher außerhalb des Unternehmens gespeichert werden. "Dokumentenmanagementsysteme ermöglichen einen sofortigen Business-Notfallplan, da Ihre Backups im seltenen Fall von Beschädigung oder Zerstörung an Ihrem Standort extern gespeichert werden."

Vorteile des Dokumentenmanagementsystems

Unternehmen, mit denen wir gesprochen haben berichteten über einige Vorteile bei der Verwendung dieser Systeme. Hier sind einige der größten Pluspunkte, auf die sie hingewiesen haben:

Leichter Zugriff: John Bustrum, CEO und Gründer von My 403b Coach, sagte, dass er nicht mehr gezwungen sei, viele Dateien auf seinem Schreibtisch zu lagern . Stattdessen kann er sofort die benötigten Dokumente auf seinem Computer finden, wenn er anruft.
Einfach zu suchen Es ist ein riesiger Vorteil, die Dokumente ihrer Firma leicht durchsuchen zu können, sagte Karen Walker, Gründerin von One Team Beratung. Sie sagte, dass die Fähigkeit, Präsentationen und Notizen schnell zu suchen und abzurufen, von unschätzbarem Wert ist.
Bessere Zusammenarbeit: Das Entfernen von Papierdokumenten erleichtert Mitarbeitern die Zusammenarbeit, sagte Gary Tuch, Gründer von Professor Egghead Wissenschaftsakademie. Wenn mehrere Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten und ständig Änderungen vorgenommen werden, sorgen Dokumentenmanagementsysteme dafür, dass die Mitarbeiter immer die aktuellste Kopie haben. Mitarbeiter sparen Zeit beim Druck von Revisionen oder bei der nochmaligen Überprüfung, um die aktuelle Version zu erhalten, Tuch ergänzt.
Spart Platz: Der Austausch von Papierdokumenten für digitale Versionen kann enorm viel Platz sparen, sagte Randy Jourgensen , Inhaber von Digital Office Solutions. Seit der Umwandlung seines Büros in eine papierlose Umgebung vor mehr als 15 Jahren ist es Jourgensen gelungen, Speicherplatz, der bisher nur für die Speicherung von Dateien genutzt wurde, in Bereiche umzuwandeln, die Einnahmen generieren können.

Was Sie in einem Dokumentenverwaltungssystem suchen sollten

Wir haben unsere Experten gebeten, die wichtigsten Funktionen und Funktionen hervorzuheben, nach denen kleine Unternehmen bei der Auswahl einer Dokumentenverwaltungslösung suchen sollten.

Dateistruktur : Das System sollte eine benutzerfreundliche Dateistruktur bieten, die für den Benutzer sinnvoll ist, wie zum Beispiel einen Schrank-Schubladen-Ordner-Ansatz.
Suchen : Sie möchten eine Vielzahl von Optionen zum schnellen Auffinden von Dateien. Sie sollten nicht nur nach dem Dateinamen, sondern auch nach dem Inhalt der Datei suchen können.
Benutzerfreundlichkeit : Das System sollte für Mitarbeiter einfach zu verwenden sein. Wenn es zu schwierig ist, erhalten Sie kein komplettes Buy-in von den Mitarbeitern, was das System weniger effektiv macht.
Mobiler Zugriff : Sie möchten ein Dokumentenmanagementsystem, das über Smartphones und Tablets zugänglich ist.
Integration : Das System sollte sich einfach in die Programme integrieren, die Sie bereits verwenden, zB E-Mail-Client und Customer-Relationship-Management-Software
Scannen : Die Lösung sollte mit einer Vielzahl von Scannern kompatibel sein .
Sicherheit : Das System sollte Ihnen erlauben, einzuschränken, wer bestimmte Ordner und Dateien sehen darf. Sie sollten in der Lage sein, Zugriffsberechtigungen für Mitarbeiter festzulegen.

Nachdem Sie nun wissen, welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen verfügbar sind und was sie bieten, müssen Sie ermitteln, welche Lösung für Sie am besten geeignet ist. Um Ihre Auswahl einzugrenzen, schauen Sie sich unsere Best Picks-Übersichtsseite an.

Bereit, ein Dokumentenverwaltungssystem zu wählen? Hier ist eine Aufschlüsselung unserer gesamten Berichterstattung:

Best Document Management Software und Systeme 2018
Beste Dokumentenmanagement-Software Insgesamt
Beste Low-Cost-Dokumentenmanagement
Beste Dokumentenmanagement für kleine Unternehmen
Beste Mobile Document Management

Anmerkung der Redaktion: Suchen Sie nach einem Dokumentenmanagementsystem für Ihr Unternehmen? Wenn Sie nach Informationen suchen, die Ihnen helfen, die für Sie richtige auszuwählen, verwenden Sie den Fragebogen unten, damit unsere Schwester-Website, BuyerZone, Ihnen kostenlos Informationen von verschiedenen Anbietern zur Verfügung stellt:

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(Lösungen)