Auswählen eines Online-Faxdienstes: Ein Leitfaden für Käufer

Faxen mag wie die antiquierte Überbleibsel der gestrigen Geschäftswelt erscheinen, aber viele Unternehmen haben immer noch das Bedürfnis, gelegentlich Faxe zu senden, besonders wenn sie mit Partnern oder Regierungsbehörden zusammenarbeiten Fax-Funktionen. Was auch immer Ihre Gründe für die Anforderung eines Faxdienstes sind, Sie benötigen im digitalen Zeitalter kein sperriges, teures Faxgerät.

Mit den Online-Faxdiensten können Sie Faxe sowohl über Ihr E-Mail-Konto als auch über das Geschäft senden und empfangen diese Faxe digital. Die meisten Dienste bieten eine geringe monatliche Abonnementgebühr mit wenig bis gar keinem Geld. Wenn Sie einen seriösen Anbieter auswählen, sind diese Dienste zuverlässig und sicher.

Wenn Sie 2018 einen Online-Faxdienst für Ihre geschäftlichen Anforderungen suchen, Hier finden Sie alles, was Sie wissen müssen, um eine auszuwählen. Sie können hier auch eine vollständige Liste der Anbieter von Online-Faxdiensten finden, einschließlich unserer besten Empfehlungen und einer Aufstellung der von uns gewählten Optionen.

Funktionsweise von Online-Faxdiensten

Online-Faxdienste digitalisieren den gesamten Faxvorgang. Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Fax mit einem dieser Dienste zu senden: mit einer speziellen E-Mail-Adresse, die die Faxnummer des Empfängers enthält (z. B. ) oder über die Website des Anbieters. Viele Dienste bieten auch eine mobile Anwendung an.

Um Online-Faxe zu senden und zu empfangen, übersetzt Ihr Dienstanbieter hochgeladene oder gefaxte Dokumente in das richtige Format, damit der Computer am anderen Ende sie lesen kann. Das Fax wird dann an das Faxgerät des Empfängers (für ausgehende) oder an Ihren E-Mail-Posteingang (für eingehende) gesendet.

Online-Faxdienste sind aus mehreren Gründen möglich, aber ihr Hauptvorteil besteht darin, die Kosten niedrig zu halten, insbesondere wenn Ihre Firma faxt selten. Bequemlichkeit ist ein weiteres wichtiges Verkaufsargument; Sie müssen nicht in Ihrem Büro oder in der Nähe eines Faxgeräts sein, um Dokumente zu senden und zu empfangen. Das Verwalten Ihrer eingehenden und ausgehenden Faxe mit einem Online-Faxdienst ist so einfach wie der Zugriff auf einen Computer oder ein mobiles Gerät.

Funktionen und Optionen

Viele Dienste bieten Funktionen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit und Sicherheit, obwohl diese manchmal hinzugefügt werden Kosten. Dazu gehören mobile Benachrichtigungen, die Integration mit Microsoft Outlook, voreingestellte Lieferzeiten, digitale Signaturen, anpassbare Deckblätter, die Möglichkeit, mehrere Empfänger gleichzeitig zu faxen und eingehende Faxe an mehrere E-Mail-Adressen weiterzuleiten. Einige Sicherheitsfunktionen umfassen SSL- oder PGP-Verschlüsselung und Passwortschutz, um vertrauliche Informationen zu schützen. Die meisten Dienste bieten diese Funktionen, aber es ist wichtig, im Voraus zu überprüfen, ob sie mehr kosten.

Eine weitere übliche Option, die von Anbietern angeboten wird, ist die Verwendung einer gebührenfreien Faxnummer oder einer lokalen Faxnummer. Die meisten Dienste bieten auch Fern- und Auslandsfax an, obwohl es oft mit einer zusätzlichen Gebühr verbunden ist.

Es gibt einige Online-Faxdienste, die entweder Nur-Senden- oder Nur-Empfangen-Pläne anbieten, aber viele kleine Unternehmen benötigen diese Fähigkeit Faxe senden und empfangen. Einige Dienste beschränken die Anzahl der Faxe, die Sie speichern können, während andere die Zeit beschränken, die ein Fax archiviert werden kann (normalerweise etwa ein Jahr).

Preise

Online-Faxdienste werden normalerweise mit einem monatlichen Abonnementmodell betrieben Grundgebühren zwischen 5 $ und 50 $ pro Monat. Diese Gebühr beinhaltet in der Regel eine festgelegte Anzahl von eingehenden und ausgehenden Faxen, die zwischen 100 und 2.000 Seiten umfassen, wobei höhere Beträge in umfangreicheren Plänen enthalten sind. Wenn Sie das monatliche Limit übertreffen, werden Sie Überschreitungsgebühren auslösen, die oft von 3 Cent bis 12 Cent für jede weitere Seite über den zugewiesenen Betrag hinausgehen.

Einige Online-Faxdienste bieten Pay-As-You-Go-Pläne an. Diese Dienste erheben keine monatlichen Gebühren und benötigen kein Abonnement. Stattdessen bezahlen Sie nur für die Faxe, die Sie senden, wenn Sie sie senden. Im Allgemeinen machen diese Pläne nur Sinn, wenn Sie nur sehr selten Faxe senden. Andernfalls ist es kostengünstiger, einen Plan mit einer vorausbezahlten Anzahl von Faxen zu kaufen.

Wenn Sie Faxe international versenden möchten, müssen Sie zusätzliche Kosten bezahlen. Der Preis hängt vom Standort ab, ist aber bereit, für jedes internationale Fax, das Sie senden, je nach Land, an das Sie Ihre Dokumente faxen, zwischen 2 Cent und ein paar Dollar mehr zu zahlen. Einige Dienste berechnen einmalige Einrichtungsgebühren, die von 10 bis 25 US-Dollar reichen.

Die meisten Anbieter bieten mehr als einen Plan an, sodass Sie auswählen können, welcher für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Einige Pläne richten sich an seltene Benutzer, während andere an Unternehmen gerichtet sind, die regelmäßig Faxe versenden. Wenn Sie nicht viele Faxe senden, können Sie normalerweise weniger für ein niedrigeres monatliches Faxlimit bezahlen. Wenn Sie viele Faxe senden müssen, dann ist es für ein höheres Limit ein paar Dollar mehr wert. Einige Anbieter bieten auch "Firmenpakete" für große Unternehmen an, die eine große Menge an Faxen versenden.

So wählen Sie einen Online-Faxdienst

Die meisten Online-Faxdienste bieten ähnliche Preise und Funktionen, es können jedoch erhebliche Unterschiede bestehen Anbieter. Hier sind einige Tipps, die Ihnen dabei helfen, Services zu evaluieren und den besten für Ihr Unternehmen zu finden:

Bewerten Sie Ihre Anforderungen: Die Anzahl der Faxe, die Sie jeden Monat senden und empfangen müssen, ist entscheidend, um das richtige zu finden Dienstleister. Wenn Sie jeden Monat zuverlässig nur ein paar Faxe senden und empfangen, ist ein Pay-As-You-Go-Plan eine gute Wahl. Wenn Ihr Unternehmen mehr benötigt, bezahlen Sie am besten ein Paket, das eine größere Anzahl von Faxen enthält.

Fragen Sie nach Empfehlungen: Sprechen Sie mit anderen Geschäftsinhabern, die Online-Faxdienste nutzen und sehen, welche sie empfehlen . Was mögen sie an ihrem Service? Gibt es etwas, was sie ändern würden? Es gibt zwar viele konkurrierende Anbieter, aber die Empfehlung anderer Unternehmer ist eine gute Möglichkeit, Ihre Auswahl einzugrenzen.

Anbieter kontaktieren: Wenn Sie Empfehlungen gesammelt haben, wenden Sie sich an die besten Bewerber auf Ihrer Liste Der Service, den Sie erwarten können. Wie ein Unternehmen den ersten Anruf eines potenziellen Kunden handhabt, sagt immer etwas. Ist der Vertreter im Voraus über alle anfallenden Gebühren und die enthaltenen Funktionen informiert? Ist der Repräsentant bereit, die Zeit zu nutzen, um zu erklären, wie der Service funktioniert? Sind sie übermäßig aufdringlich und aggressiv, wenn sie versuchen, einen Verkauf zu machen? Ist der Vertreter freundlich und aufmerksam? Dies sind alle Fragen, die vor der Auswahl eines Anbieters zu beachten sind.

Gebührenstrukturen verstehen: Fordern Sie immer eine detaillierte Aufschlüsselung aller monatlichen Gebühren und eventueller zusätzlicher Kosten einschließlich Einrichtungsgebühren, Fern- und Auslandsgebühren und Überlaufkosten an . Einige Anbieter bieten niedrige Preise an, schleichen dann aber zusätzliche versteckte Kosten ein. Seriöse Anbieter sind unkompliziert bezüglich ihrer Gebühren, egal wie strukturiert sie sind. Stellen Sie sicher, dass sie Ihnen ihre Gebührenordnung schriftlich mitteilen.

Kostenlose Demos anfordern: Die meisten Online-Faxdienste bieten eine kostenlose Produktdemonstration oder eine Probezeit an. Nutzen Sie dieses Angebot, um den Dienst vor der Anmeldung zu testen. In einer Demo können Sie herausfinden, welcher Dienst am benutzerfreundlichsten ist, da zwischen zwei scheinbar ähnlichen Diensten große Unterschiede bestehen können. Sie werden nicht wissen, was am besten ist, wenn Sie es nicht selbst ausprobieren.

Kundendienst auswerten: Bevor Sie ein Problem haben, sollten Sie wissen, dass die Kundendienstabteilung des Anbieters für Sie da ist. Finden Sie heraus, was der Anbieter im Hinblick auf Kundenunterstützung bietet. Gibt es Live-Agenten rund um die Uhr? Bietet der Anbieter Live-Chat-Unterstützung oder E-Mail-Support? Suchen Sie erneut nach Empfehlungen anderer Kleinunternehmer, die Erfahrung mit der Kundendienstabteilung des Unternehmens haben.

Bereit, einen Online-Faxdienst zu wählen? Hier ist eine Aufschlüsselung unserer vollständigen Abdeckung:

• Beste Online-Faxdienste 2018
• Auswahl eines Online-Faxdienstes: Ein Einkaufsführer
• Bester Online-Faxdienst für kleine Unternehmen
• Bester HIPAA-konformer Online-Faxdienst
• Bester Pay-Per-Use-Online-Faxdienst
• Bester kostenloser ausgehender Online-Faxdienst
• Bester kostenfreier Online Fax Service
• Bester Online Fax Service für mehrere Benutzer

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Nach unserer Recherche und Analyse von Online-Faxdiensten im Jahr 2019 empfehlen wir Nextiva für den Online-Faxdienst für kleine Unternehmen. Wir haben uns entschieden Nextiva aus einem Pool von Dutzenden von Online-Faxdiensten. Um mehr über unsere vollständige Methodik und eine umfassendere Liste von Online-Faxdiensten zu erfahren, lesen Sie die besten Tipps von Mobby Business.

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