Neue Technologie für die Verwaltung entfernter Mitarbeiter

In der heutigen Büroumgebung kann die Verwaltung von Remote-Mitarbeitern eine schwierige Aufgabe sein.

Indem Sie sie motivieren, einfach dafür zu sorgen, dass sie genau so arbeiten, wie sie sollen Mit Remote-Mitarbeitern können ihre Hände voll zu tun haben, um sicherzustellen, dass sie das Beste aus ihnen herausholen.

Eine Reihe von Unternehmen verwenden jetzt neue Technologie-Tools, um den Prozess zu verwalten, einschließlich Zeitkartensoftware. Mark Nemtsas, der Eigentümer und Gründer von Timesheets MTS Software, sagte, dass die Software Papierzeitblätter, Stanzmaschinen und Zeitkartenmaschinen ersetzen soll.

"Zeitkartensoftware sammelt Informationen darüber, wann Mitarbeiter bei der Arbeit ankommen, wenn sie Pausen machen und wenn sie den Tag verlassen ", sagte Nemtsas Mobby Business. "Die Software speichert diese Informationen über die Zeitkarte und stellt sie Mitarbeitern der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Managern zur Verfügung, damit diese Berichte erstellen können, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter auszuarbeiten, woran die Mitarbeiter arbeiten und wer nicht."

Ein Vorteil von Zeitkarten-Software ist, dass es bei der Verwaltung von Remote- und Offsite-Mitarbeitern hilft, sagte Nemtsas. In diesen Fällen sagte er, dass ein webbasiertes System, wie die Online Time Clock MTS seines Unternehmens, benötigt wird.

"Ein solches System sollte Mitarbeitern erlauben, mit jedem internetfähigen Gerät oder vielleicht über eine App ein- oder auszuwechseln ein Smartphone ", sagte Nemtsas. "Die Daten werden auf einem zentralen Server gespeichert, auf dem sie von Mitarbeitern der Lohnbuchhaltung leicht gemeldet werden können."

Die Software hat auch eine Reihe anderer Vorteile, sagte Jerry Morlock von ShopClock. Er sagte, der Hauptvorteil bei der Verwendung von Zeitkartensoftware sei, dass es Zeit für die Mitarbeiter spart.

Er sagte für einen Mitarbeiter, dass die Berechnung der Zeit aus einer Liste von Start- und Stoppzeiten mühsam und fehler- anfällig. Bei Computern werden die Daten automatisch berechnet.

"Das Ergebnis sind genaue Daten und eine enorme Einsparung an Verarbeitungszeit, was sich in einer Einsparung in Dollar niederschlägt", sagte Morlock. "Diese Einsparung allein zahlt normalerweise für die Software."

Die Software hilft auch bei Kommunikationsproblemen zwischen Mitarbeitern und der Personalabteilung, da sie integrierte Funktionen für die Anforderung von Freizeit oder die Benachrichtigung eines Arbeitgebers über einen vergessenen Mitarbeiter enthält Einchecken.

"Für ein Büro mit zwei oder drei Angestellten ist das vielleicht keine große Sache, aber für ein Unternehmen mit mehreren Standorten und Dutzenden von Mitarbeitern wird es extrem wichtig", sagte er. "Es ist eine der wichtigsten Kommunikationsverbindungen zwischen den HR-Mitarbeitern und den Mitarbeitern."

Joni Loveless, Vice President bei Hawkeye Technology Inc., einem Anbieter der Zeitschaltuhr TimeClick, sagte, dass auch die Wahl der Software Vorteile für die Umwelt bringt über eine Papieralternative.

"Reports von der Zeitkartensoftware können elektronisch auch gespeichert werden und helfen kleinen Unternehmen, Papierabfall zu beseitigen", sagte Loveless.

Während es eine Reihe Vorteile gibt, die mit Zeitkartensoftware kommen, Nemtsas Es kann einige Nachteile geben, wenn die richtige Software nicht ausgewählt oder nicht richtig implementiert wird. Jedes Mal, wenn Computer und Software involviert sind, gibt es das Potenzial für technische Probleme, sagte er.

"Computer können versagen und die Zeitkarten-Software kann mit neuen Betriebssystemen nicht kompatibel sein", sagte Nemtsas.

Außerdem ist er ein Mitarbeiter Widerstand gegen die Software kann ein Problem sein.

"Einige Angestellte werden die Idee eines Systems hassen, das ihre Zeiten genau verfolgen kann und nicht manipuliert werden kann," sagte Nemtsas. "Dieses Problem ist eher ein kultureller als ein Nachteil der Software selbst."

Für Unternehmen, die die Einführung von Zeitkartensoftware in Betracht ziehen, sagte Loveless, es gebe eine Reihe von Funktionen und Tools, nach denen sie suchen sollten. Zuerst sagte sie, dass Geschäftsinhaber nach Software suchen sollten, die eine kostenlose Testversion enthält, damit sie eine Probefahrt machen können, bevor sie Geld ausschütten.

"Kostenlose Studien sind eine gute Möglichkeit, sich mit neuer Software vertraut zu machen", sagte sie. "Sie geben Ihnen die Möglichkeit, die Funktionen zu erkunden und ein Gefühl für den Nutzen und die Benutzerfreundlichkeit zu bekommen, und können eine großartige Möglichkeit sein, konkurrierende Alternativen nebeneinander zu vergleichen."

Da Computer und Software knifflig sein können, Loveless sagte, dass die Software-Optionen der besten Zeitkarte erstklassigen technischen Support per E-Mail, Live-Chat und Telefon bieten.

"Guter technischer Support kann Ihnen Stunden voller Frustration und Zeitverlust ersparen und sicherstellen, dass Sie die Vorteile der Software voll ausschöpfen Sie kaufen ", sagte sie.

Nemtsas sieht in der Zukunft, dass die Zeitkartensoftware die Papierversionen vollständig ersetzt, vor allem mit Versionen für so wenig wie 100 Dollar.

" Selbst wenn Sie nur ein paar Angestellte haben, Es ist wahrscheinlich, dass diese Zeiteinsparungen in nur ein oder zwei Monaten eingespart werden, wenn Sie derzeit ein papierbasiertes Zeitkartensystem verwenden ", sagte er.

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