Die Vorteile der papierlosen Abrechnung

Keine Gehaltsabrechnung mehr Sie müssen Berge von Papierkram ausdrucken und pflegen. Heutige Online-Gehaltsabrechnungssysteme helfen kleinen Unternehmen, den Prozess komplett papierlos zu machen.

Anstatt Gehaltsabrechnungen auszudrucken, Mitarbeiter mit Papierschecks zu bezahlen und Zeit und Anwesenheit über einen Papierzeiterfassungsbogen aufzuzeichnen, können Sie mit Online-Abrechnungsprogrammen umgehen Diese Aufgaben elektronisch.

"Papierlose Gehaltsabrechnung ist ein Begriff, der beschreibt, wie eine gesamte Gehaltsabrechnung verarbeitet werden kann, ohne Papier zu erzeugen", sagte Eric Wade, ein papierloser Gehaltsabrechnungsexperte für Gehaltsabrechnungssystemanbieter Paychex, Mobby Business.

Es gibt mehrere Komponenten einer papierlosen Gehaltsabrechnung, einschließlich der elektronischen Erfassung von Mitarbeitern, der Bezahlung von Mitarbeitern über elektronische Zahlungsmethoden (im Vergleich zu einem verhandelbaren Papierscheck), der elektronischen Übermittlung von Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter, der elektronischen Erstellung von Gehaltsberichten und der Bereitstellung von W-2s für Mitarbeiter elektronisch ", sagte er.

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Während alle diese Aufgaben im Internet erledigt werden können, können einige Kleinunternehmer nervös werden Lohn-und Gehaltsabrechnung. Vor allem ist es eine sehr grüne Praxis, sagte Wade.

"Umstellung auf papierlose Gehaltsabrechnung ist umweltfreundlich, erfordert weniger Papier und Druckressourcen", sagte er.

Die Vorteile sind jedoch nicht auf Umwelt beschränkt Vorteile. Es gibt auch enorme Kosteneinsparungen. Wade sagte, dass Forschungsergebnisse von der Electronics Payments Association und der American Payroll Association (APA) herausgefunden haben, dass Unternehmen zwischen 2,87 und 3,15 Dollar pro Pay-Rate sparen, indem sie ihre Angestellten elektronisch bezahlen, zum Beispiel via direkte Einzahlung anstatt per Papiercheck. Unternehmen sparen weitere $ 1,20, indem sie online Stubs zur Verfügung stellen, ergab die Studie.

"Darüber hinaus zeigt der APA an, dass bei einem Scheckverlust, der ersetzt werden muss, zusätzliche Kosteneinsparungen von $ 8 bis $ 10 pro Ersatzscheck möglich sind ", Sagte Wade.

Papierlose Gehaltsabrechnungssysteme tragen auch dazu bei sicherzustellen, dass Kleinunternehmer ihre Steuern pünktlich zahlen und einreichen, sagte Tomer London, Mitgründer und Chief Product Officer des Lohnabrechnungssystem-Anbieters Gusto. Papierlose Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme erfassen alle lokalen, bundesstaatlichen und bundesstaatlichen Steuern automatisch, so dass Geschäftsinhaber nicht länger daran denken müssen, Formulare einzusenden oder Zahlungen zu leisten, sagte London.

"Die Lohnabrechnung manuell durchzuführen ist zeitaufwendig, kompliziert und fehleranfällig Prozess ", sagte London. "Als Folge davon wird ein Drittel der Inhaber kleiner Unternehmen jedes Jahr zur Zahlung oder fälligen Zahlung ihrer Lohnsteuer bestraft."

Wade wies auf mehrere andere Vorteile der papierlosen Gehaltsabrechnung hin:

• Es spart Zeit - Arbeitgeber die Zeit sparen, die sie für die Vorbereitung von Schecks, die Überreichung von Schecks an Mitarbeiter, die Lösung von verlorenen und nicht zugestellten Schecks, die Festsetzung von Scheckeinlösungsproblemen und den Umgang mit Betrugsproblemen benötigen würden. Unternehmen sparen außerdem Zeit, die sie für die Beantwortung von Mitarbeiterfragen aufwenden müssten, die die Mitarbeiter online aufbereiten könnten.
• Zuverlässigkeit - Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter unabhängig von Feiertagen oder unerwarteten Ereignissen wie schlechtem Wetter pünktlich bezahlen oder Naturkatastrophen. Die Mitarbeiter wissen, dass sie pünktlich bezahlt werden und nicht zur Arbeit kommen müssen, um ihre Schecks abzuholen oder darauf zu warten, dass ihre Schecks zugestellt werden.
• Zugänglichkeit - Arbeitgeber haben bequemen Zugriff auf ihre Gehaltsabrechnungsdaten online oder über eine Mobilgerät. Mitarbeiter haben auch bequemen Zugang zu ihren Gehaltsabrechnungsdaten, die oft persönliche Informationen, Direkteinzahlungsinformationen, Paystubs und W-2s enthalten.

London sagte, dass papierbasierte Gehaltsabrechnungen auch manuell und unterteilt sind, während papierlose Systeme zahlreiche Integrationen ermöglichen beliebte Buchhaltungssoftware wie QuickBooks und Xero.

"Menschen müssen nicht länger Personalabrechnungen manuell erfassen", sagte London.

Bevor Unternehmen jedoch komplett papierlos werden, sollten sie zunächst sicherstellen, dass ihre Staaten dies zulassen. Wade sagte, bestimmte Staaten forderten, dass Arbeitgeber Papierschecks als Zahlungsoption anbieten sollten, während andere Staaten vorschrieben, dass Mitarbeiter in der Lage sein sollten, die Online-Paystub-Lieferung zu deaktivieren.

Außerdem verlangt der Internal Revenue Service, dass alle Mitarbeiter ihre Zustimmung zum Erhalt ihrer W einholen -2 Formen online. Mitarbeiter, die nicht zustimmen, müssen eine Papierkopie erhalten.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, was Sie in einem Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem suchen sollten, lesen Sie den Leitfaden unseres Lohnbuchhaltungssystems. Wenn Sie wissen, was Sie wollen, möchten wir Sie ermutigen, zu lesen, was wir als beste Lohnbuchhaltungssysteme für eine Reihe von Geschäftsarten empfehlen.

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