Paper Trail: Ein Leitfaden, was zu speichern und was zu verwischen ist

Wahrscheinlichkeiten sind Sie besitzen mindestens ein Bersten-at- der Nähte-Aktenschrank oder ein Plastikbehälter voller Steuererklärungen aus der Zeit, als Vanilla Ice keine Pointe war. Oder vielleicht sind Sie ein bisschen mehr auf der modernen Seite - Ihre Festplatte ist buchstäblich randvoll mit Scans und Daten-Dumps.

Schlimmer noch, vielleicht rollen Sie die Würfel und wenig darüber nachdenken, Ihre Geschäftsunterlagen zu speichern.

Unabhängig von In welchem ​​Lager Sie sich befinden, ein paar zentrale Fragen bestehen weiter: Wie lange muss ein Unternehmen an seinen Geschäftsunterlagen festhalten? Und was soll es behalten?

Wie so viele Fragen des Lebens existiert eine Schwarz-Weiß-Antwort nicht. Internal Revenue Service-Regeln haben lange als Standard gedient, aber es gibt andere Dinge, die Unternehmen berücksichtigen sollten. Vor allem aber müssen kleine Unternehmen einen expliziten, ausführbaren Plan haben.

"Es ist durchaus möglich, dass kleine Unternehmen den Wert von Datensätzen und die Notwendigkeit, sie zu behalten, unterschätzen", sagte Benjamin Wright, ein in Dallas ansässiger Anwalt mit Spezialisierung auf Technologie und Dokumente.

In gewissem Maße erlaubt das IRS eine gewisse Flexibilität bei der Verwaltung ihrer Dokumente, einschließlich der Verwendung elektronischer Systeme.

"Das IRS wird Ihnen nicht alles sagen, was Sie tun müssen. Sie brauchen eine Anleitung von einem CPA ", sagte Wright, der ausführlich über Dokumentensysteme bloggt.

Das IRS hat jedoch kürzlich erklärt, dass es elektronische Buchhaltungssysteme wie QuickBooks für ein Audit akzeptieren wird.

Die IRS-Publikation 583 betont, dass ein System zur Aufbewahrung von Dokumenten es einem Steuerpflichtigen ermöglichen sollte, Geschäftsergebnisse, die auf einer Steuererklärung erscheinen, einfach zu unterstützen. Lange Zeit galt die Faustregel, dass Unternehmen und Privatpersonen Steuererklärungen und Dokumente für sieben Jahre aufbewahren sollten, aber die Publikation 583 weist darauf hin, dass dies nicht der Fall ist. Vielmehr gelten für unterschiedliche Steuersituationen unterschiedliche Verjährungsvorschriften. Zum Beispiel, wenn ein Unternehmen eine zusätzliche Steuer schuldet, beträgt die Verjährungsfrist drei Jahre.

Die IRS bietet Beispiele für die besten beizubehaltenden Dokumente:

• Umsatz: Kassenbelege, Bankeinzahlungsscheine, Rechnungen, 1099s
• Käufe und Aufwendungen: Stornierte Schecks, Kreditkartenbelege, Kontoauszüge

Alles in allem ist sieben Jahre kein schlechter Standard, auch wenn es in einigen Situationen etwas mehr als nötig ist. Aber beachten Sie: Es gibt keine Verjährungsfrist für betrügerische oder ungefilterte Steuererklärungen.

Dokumente dienen unterschiedlichen Zwecken als Steuererklärungen. Wright erwähnt als Beispiel Bauunternehmen, die möglicherweise spezielle Umweltgesetze einhalten müssen. Andere Bundes- oder Landesbehörden könnten festlegen, dass relevante Dokumente auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden sollten.

"Theoretisch können Sie Anforderungen haben, die über die IRS-Anforderungen hinausgehen", sagte Wright. "Wenn dem so ist, wissen Sie wahrscheinlich davon."

Kleine Unternehmen sollten nicht davon ausgehen, dass ein ausgefeilterer Dokumentaufbewahrungsplan hochentwickelte Ausrüstung und Software erfordert. In der Tat könnte eine Lösung direkt zur Hand sein. Wright betont, dass E-Mail der einfachste und einfachste Weg ist, um unterstützende Dokumentation zu erhalten. "Wir können E-Mails als Tagebuch dessen verwenden, was wir getan haben, mit wem wir gesprochen haben und wie wir etwas gemacht haben. Es kann sehr wertvoll sein ", sagte Wright. Er stellte fest, dass viele wichtige E-Mail-Dienste unbegrenzten Speicherplatz für 20 Euro pro Jahr bieten.

Angesichts dieser Umstände könnte ein kleines Unternehmen viele Dokumente in einem E-Mail-System speichern und vieles davon speichern es macht Geschäfte. Da auch die Preise für Festplatten und Cloud-Speicher sinken, haben die Unternehmen jetzt viele erschwingliche Optionen zur Auswahl.

Eine zu große Dokumentation kann jedoch problematisch sein. "Wir leben im elektronischen Goldfischglas", sagte Wright. "Das gilt für die Eltern ebenso wie für das US-Außenministerium. Elektronische Aufzeichnungen können überall erscheinen. "Mit anderen Worten, sei vorsichtig.

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