App-Überlastung? Die richtige Collaboration-Lösung für Ihr Unternehmen finden

Wie viele Apps nutzt Ihr Unternehmen? Von Projektmanagement über Customer Relationship Management (CRM), Social-to-File-Sharing und Analytics bis hin zu Kalendern - in der heutigen hyper-vernetzten Welt ist App-Überlastung für viele Unternehmen unvermeidlich. Dieser Overkill belastet nicht nur den Workflow eines Unternehmens, sondern auch die Mitarbeiter.

Straffung ist die Lösung. Mithilfe von Collaboration-Software und Intranet-Lösungen können Unternehmen auf alle erforderlichen Anwendungen an einem Ort zugreifen. Dadurch wird die Verwaltung von Workloads und der Teamzusammenarbeit einfacher und effizienter als beim Zugriff auf Tools im Web, auf einzelnen Computern und im gesamten Unternehmensnetzwerk. In vielen Fällen bieten auch Collaboration-Software und Intranet-Lösungen Unternehmen die Flexibilität, ihre bevorzugten Apps in das Intranet zu integrieren oder sie zusammen mit den Standardlösungen des Anbieters zu verwenden. [ Die heutige Wirtschaft erfordert Collaboration for Growth ]

Dan Latendre, CEO von Igloo Software, einem Cloud-Intranet-Anbieter, der die Überlastung von Apps bekämpfen will, gab ein Beispiel, um die Vorteile von Collaboration-Software und Intranet-Entwicklung zu veranschaulichen. Er zitierte, wie Iglu in der Children's Hospital Foundation, dem Fundraising-Arm des Children's National Medical Center, verwendet wird.

"Vor Iglu waren ihre Methoden der Zusammenarbeit E-Mail, Meetings und Stift und Papier", sagte Latendre. "Da ihr Ziel darin besteht, Philanthropie in den nächsten fünf Jahren von 45 Millionen auf 90 Millionen Dollar zu verdoppeln, brauchten sie eine Reihe kollaborativer Werkzeuge, die es ihnen ermöglichen würden, das zu tun, was sie tun, nur besser."

Früher an einem typischen Tag , die Stiftung verwendet mehrere Anwendungen für die Arbeit und Berichterstattung, sagte Latendre. Dazu gehörten Google Apps, Google Analytics, den Online-Formularersteller Wufoo, den Dashboard-Client Logi Analytics, das webbasierte Projektmanagement-Tool TeamGantt und MerlinOne, Anbieter von Digital-Asset-Management-Lösungen.

"Igloo integrierte all diese Anwendungen über Okta und eine Single-Sign-On-Umgebung ", sagte Latendre. "Jetzt sind all diese unterschiedlichen Tools an einem Ort vereint. Sie verfügen nun über ein Informationsportal, über das die Mitarbeiter auf alle diese verschiedenen Anwendungen zugreifen können."

Darüber hinaus ermöglichte die Implementierung von Collaboration-Software der Reorganisation und dem Zugriff auf Informationen in Ein zentraler Standort.

"Anstatt sich auf ein freigegebenes Laufwerk zu verlassen, um eine Mitarbeiterliste oder eine Liste von Prozeduren zu finden, können sie alle diese Informationen an einer Stelle mit Wikis zusammenfassen", sagte Latendre. "Für einige Arten von Informationen verwenden sie Igloos native Funktionen zum Teilen von Dokumenten, aber wo es angebracht ist, betten sie auch Google-Dokumente ein, wenn sie außerhalb von Igloo teilen oder wenn sie Echtzeit-Zusammenarbeit benötigen."

Wikis können auch zum Speichern verwendet werden und Zugriff auf alle Arten von Informationen wie Unternehmensrichtlinien, um diese Daten in eine echte Wissensdatenbank umzuwandeln, sagte Latendre.

Wie die Kinderkrankenhausstiftung können viele kleine Unternehmen von Kollaborations- und Intranetlösungen profitieren, indem sie diese Tools verwenden, um den Arbeitsablauf zu vereinfachen und zu vereinfachen effizienter. Die Herausforderung besteht jedoch darin, die richtigen Lösungen für Ihr Unternehmen zu finden und sie mit minimalen Unterbrechungen auszuführen.

Latendre lieferte die folgenden Tipps zur Auswahl und erfolgreichen Implementierung von Collaboration-Software für Ihr Unternehmen.

1. Ermitteln Sie, welche Apps Ihre Teams wirklich benötigen und wie sie sie verwenden werden.

Bevor Sie Lieferanten bewerten, ist es wichtig, das Geschäftsproblem zu verstehen, das Sie lösen möchten und warum Sie es lösen möchten. Abhängig von den Anforderungen eines Teams, einer Abteilung oder Organisation variieren die Arten der geeigneten Tools. Vielleicht möchte eine global verteilte Verkaufsabteilung Transparenz und Offenheit in einer Umgebung verbessern, in der sie Informationen austauschen und Fragen stellen können - eine Microblogging-Anwendung könnte hier die Kommunikation unterstützen. Oder vielleicht möchte ein Marketing-Team dasselbe für ihre Abteilung, aber sie wollen auch Einblick in die Konferenzen, die für das Jahr geplant sind - eine Microblogging- und eine Kalender-Anwendung wären großartig für ihre Zusammenarbeit.

Aber mit so vielen Apps für Unternehmenszusammenarbeit, die a la carte zur Verfügung stehen, kämpfen Unternehmen mit verteilten Daten. Ihre Informationen werden in verschiedenen Bereichen gespeichert, in denen Daten und Konversationen nicht einheitlich sind. Unternehmen müssen sich bei einer bestimmten Anwendung anmelden, um ein Dokument zu finden, und in einer anderen App, um das Feedback ihrer Kollegen zu erhalten. Dann müssen sie auch vorgeschlagene Änderungen an einer Präsentation in ihren E-Mail-Posteingängen suchen. Laut Spiceworks, einem Netzwerk für IT-Experten, wird das durchschnittliche kleine bis mittelgroße Unternehmen wahrscheinlich mehr als vier gehostete Services nutzen - das weiß die IT natürlich. Wenn man sich das Forrester-Unternehmen anschaut, steigt die Zahl auf 9,3.

Igloo bietet eine Reihe von Web-Apps für Social Business Collaboration, wie Blogs, Kalender, Filesharing, Foren, Microblogs und Wikis. Die modularen Apps von Iglu wurden entwickelt, um die spezifischen Probleme anzugehen, denen sich Business-Anwender gegenüber Consumer-Services stellen. Abhängig von den Kommunikations- und Kollaborationsanforderungen eines Unternehmens bieten die Apps den Benutzern die Flexibilität, die gewünschten Apps individuell zu verwenden oder in eine zusammenhängende Social-Intranet-Lösung zu integrieren. Es hilft Benutzern, eine virtuelle Arbeitsumgebung zu erstellen, um eine einzige Informationsquelle bereitzustellen und gleichzeitig remote und verteilte Mitarbeiter zu verbinden.

2. Die Implementierung ist ein schrittweiser Prozess.

Laut Gartner werden 80 Prozent der Social-Business-Bemühungen bis 2015 nicht die angestrebten Vorteile erreichen. Daher müssen bereits vor der Implementierung von Collaboration-Tools die richtigen Schritte unternommen werden dass Sie die Geschäftsanforderungen und Implementierungsanforderungen vollständig verstehen und sicherstellen, dass die Lösung erfolgreich von Mitarbeitern übernommen und langfristig eingesetzt wird.

Bei der Implementierung von Collaboration-Tools ist die Mitarbeiterakzeptanz der Schlüssel. Es ist wichtig zu ermitteln, wie soziale Technologien die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter verbessern. Anstatt beispielsweise eine Präsentation per E-Mail zu verschicken und dann zu vergessen, die richtige Person zu CC zu leiten, können Benutzer Präsentationen in bestimmte Abteilungen oder Teambereiche hochladen. Von hier aus können Mitarbeiter unter der Präsentation mit Änderungsvorschlägen kommentieren. Ihr Arbeitsablauf ist insgesamt gestrafft und doch vereinheitlicht.

Nachdem die Tools bereitgestellt wurden, ist es ebenso wichtig, die Ebene der Unterstützung beizubehalten und Besitz zu übernehmen. Das Zuweisen eines Community-Managers, der das Intranet und seine Tools nach dem Deployment stärkt und erweitert, stellt sicher, dass die Dynamik anhält. Mit dieser Person, die für die Berichterstellung und Überwachung sowie für die Verbesserung des Intranets verantwortlich ist, haben Sie eine aktivere und aktivere Benutzerbasis.

Ursprünglich veröffentlicht unter MobbyBusiness .

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