5 POS-Berichte Jeder Geschäftsinhaber sollte

Während viele kleine und mittlere Unternehmen ihre alten Registrierkassen gegen moderne POS-Systeme austauschen, um die Benutzerfreundlichkeit während des Service zu erhöhen, sind die Analyse- und Berichtsfunktionen der POS-Software von großem Wert. Verschiedene POS-Produkte (von denen einige auf bestimmte Branchen ausgerichtet sind) haben ihre eigene Auswahl an Berichten, aber in fast jedem Kassensystem sind einige Kategorien von Berichten und Analysen verfügbar.

Wenn Sie POS neu verwenden oder mit Analytics im Allgemeinen nicht vertraut, diese fünf Arten von Berichten sind ein guter Ausgangspunkt. Die Verwendung der Daten, die Ihr POS bereits sammelt, kann Ihnen dabei helfen, den täglichen Betrieb zu verbessern, Verwaltungsaufwand zu sparen, Verschwendung zu minimieren und den Umsatz zu steigern.

Anmerkung der Redaktion: Suchen Sie nach Informationen zu POS-Systemen? Verwenden Sie den unten stehenden Fragebogen und unsere Vertriebspartner werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen die benötigten Informationen zur Verfügung zu stellen:

Allgemeine Analysen

Der einfachste Weg, die von Ihrem POS-System gesammelten Daten zu nutzen, ist das Analyse-Dashboard ( wenn es einen gibt) oder einen allgemeinen zusammenfassenden Bericht (der in fast jedem System verfügbar ist). POS-Dashboards bieten einen offensichtlichen Vorteil gegenüber zusammenfassenden Berichten, da sie live sind und den aktuellen Status Ihres Unternehmens widerspiegeln, Dashboards und Zusammenfassungsberichte enthalten jedoch in der Regel ähnliche Informationen.

Ein allgemeiner Zusammenfassungsbericht oder ein Analyse-Dashboard zeigt schnelle Fakten wie Nettoumsatz an während einer bestimmten Zeitspanne (sowie prozentuale Änderung gegenüber früheren Zeiträumen), Anzahl der Transaktionen, Transaktionssummen, Rechnungssummen, Einzahlungen und ausgehenden Kosten. Die Betrachtung aller Daten in verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens aus der Vogelperspektive ist wertvoll, auch wenn Sie auch detailliertere Berichte erstellen. Allgemeine Zusammenfassungen können Ihnen helfen, problematische Bereiche zu identifizieren und einen Drilldown in diese Bereiche durchzuführen, um das Problem zu lösen. Übersichten wie diese können auch hilfreich sein, um Informationen mit Geschäftspartnern oder Mitarbeitern zu teilen, die nur eine Momentaufnahme des Geschehens benötigen, keine eingehende Analyse.

Wenn Ihr Kassensystem kein Dashboard hat, überprüfen Sie dies im Abschnitt "Berichte" für automatisierte Zusammenfassungen. Viele POS-Software enthält integrierte allgemeine Übersichtsberichte, die Ihnen auf einer bestimmten Basis (täglich, wöchentlich, monatlich oder vierteljährlich) per E-Mail zugesandt werden können. Wenn dies jedoch nicht möglich ist, müssen Sie den Bericht manuell abrufen dauert nur ein paar Minuten.

Accounting

Accounting-Berichte sind eine der besten Eigenschaften von POS-Systemen für Unternehmer. Fast alle Kassensysteme haben Hauptbuchberichte, die eine detaillierte Kontoführung von Aktiva, Passiva, Kundeneinlagen, Kreditoren und mehr bieten.

Sie sollten Ihre eigenen Buchungsberichte in Ihrem POS durch Eingabe von Hauptbuchnummern und Beschreibungen anpassen können und Zuordnen Ihrer Konten basierend auf Kategorien, die Sie festlegen, wie Rückerstattungen, Einnahmen oder Barausgleich. Wenn Sie in einem guten Kassensystem das Hauptbuch oder einen anderen Buchhaltungsbericht ausgeführt haben, können Sie die Informationen nach Excel exportieren. Da Excel mit QuickBooks kompatibel ist, wohl die beliebteste Buchhaltungssoftware unter SMBs, ist dies eine enorme Zeitersparnis. Einzelne Buchhalter können es auch schätzen, wenn sie die benötigten Informationen in Excel erhalten. Wenn Sie bereits eine Kasse besitzen und nicht die integrierten Buchhaltungsberichte verwenden, verpassen Sie eine der besten zeitsparenden Funktionen, die diese Systeme bieten.

Inventar

Inventar über ein POS nicht nur sofort verfolgen macht es Mitarbeitern schwerer zu stehlen, rationalisiert den Bestellprozess und erleichtert die Diagnose und Minimierung von Verschwendung.

Inventarzusammenfassungen, einer der am häufigsten verwendeten Berichte, geben in der Regel einen Überblick über den aktuellen Lagerbestand Es ist nicht nur für Mitarbeiter, sondern auch für Besitzer hilfreich - es muss nicht in den Lagerraum gerannt werden, um das Inventar zu überprüfen, wenn ein Dashboard oder Bericht verfügbar ist. Inventar Bewertungsberichte sind auch eine beliebte Wahl unter den KMUs; Sie bieten einen Überblick über den gesamten Geldwert Ihres aktuellen Inventars. Schließlich gibt es Inventarbestellberichte, die automatisch alle Artikel in Ihrem Inventar erfassen, die unter die von Ihnen festgelegte erforderliche Menge gefallen sind. Wenn Sie also entscheiden, dass Sie immer mindestens 35 grüne Widgets benötigen, wird in dem Moment, in dem Ihr grünes Widget-Inventar 34 erreicht, es in Ihrem Inventar-Reorder-Bericht angezeigt.

In einigen Systemen sind auch spezielle Inventarberichte verfügbar, z. B. Berichte über Rohzutaten (die hauptsächlich in Restaurants oder Lebensmittelproduktionsanlagen verwendet werden) oder Teileberichte, die speziell für Herstellungsbetriebe bestimmt sind. Bei vielen POS-Produkten können Sie Ihre Inventaranalysen auch mit Buchhaltungssoftware von Drittanbietern integrieren, um den Prozess vollständig zu rationalisieren. POS-Software mit Live-Dashboards (anstelle von definierten Berichten) kann sogar Bestell-Workflows präsentieren, Ihnen mitteilen, wann das Inventar eingeplant werden soll, und eine minutengenaue Verfolgung von ausgehenden Zahlungen und Lieferungen ermöglichen.

Verkaufsverfolgung, Zahlungsverfolgung und Kunden Informationen

POS-Verkaufsinformationen sind für KMUs von unschätzbarem Wert, die den Bedarf genau ermitteln und leistungsschwache Produkte oder Dienste eliminieren möchten. Es gibt viele Arten von Verkaufsberichten, und sie variieren in Layout und Funktion, abhängig von der Art des Geschäfts, auf das sie ausgerichtet sind. Zum Beispiel wird ein Einzelhandelsgeschäft einen anders aussehenden Bericht von einem Landschaftsgestaltungsunternehmen haben, weil die Art der Produkte und Dienstleistungen so unterschiedlich ist.

Im Allgemeinen können Sie in Verkaufsberichten alle Artikel, die Sie verkauft haben, sowie eine Zusammenfassung der leistungsstärksten und leistungsschwächsten Unternehmen, Gesamtumsatz, durchschnittliche Bestellmenge, Bestellungen nach Tageszeit, Umsatzsteueraufstellungen, Einzahlungshistorie, Umsatztrends, die meisten und am wenigsten verbreiteten Zahlungsmethoden und mehr. Viele Verkaufsberichte und Dashboards enthalten auch Kunden- und Mitarbeiterinformationen, so dass jede Transaktion bei Zweifeln oder fragwürdigen Aktivitäten leicht vollständig überprüft werden kann. Kundeninformationen können auch verwendet werden, um festzustellen, wie viele wiederkehrende Kunden gegenüber neuen Kunden Sie haben und wie oft wiederkehrende Kunden Einkäufe tätigen.

Verkaufsberichte können auch zukünftige Geschäftsentscheidungen beeinflussen und sogar den Umsatz steigern. Wenn zum Beispiel eine teure Kreditform unter den größten Käufern der Kunden nicht breit verwendet wird, könnte ein KMU es nicht mehr akzeptieren und die Differenz sparen. Solche Berichte erleichtern auch die strategische Bestellung von Lagerbeständen, die Vermeidung von Überbeständen in lang andauernden Zeiträumen oder das Auslaufen von Lagerbeständen in Zeiten hoher Auflagen. Natürlich werden Vertriebsanalysen umso wertvoller, je länger das System verwendet wird, so dass es in den ersten Monaten möglicherweise keine massiven Enthüllungen geben wird. Aber sobald diese ein oder zwei Jahre nachverfolgt wird, erleichtert diese Funktion die Diagnose von Kundeneinkaufs- und Zahlungsmustern und passt sie entsprechend an.

Mitarbeiterverwaltung

POS-Arbeitsberichte sind nicht auf alle Unternehmen anwendbar, aber sie arbeiten für genug KMU, die es verdienen, in diese Liste aufgenommen zu werden. Die meisten POS-Systeme ermöglichen es Ihnen, individuelle Mitarbeiterprofile zu erstellen, dh Sie können Arbeitsberichte jedes Mitarbeiters anzeigen, um Informationen wie durchschnittliche Arbeitsstunden, durchschnittliche Umsatzbeträge, durchschnittliche Anzahl von Transaktionen und Prozentsatz der gesamten Arbeitskosten basierend auf Einzelperson oder Job anzuzeigen title.

Zeiteintragsberichte sind auch sehr beliebt, insbesondere bei KMUs, die sich auf stündliche Mitarbeiter verlassen, die nicht unbedingt auf einen 9-zu-5-Zeitplan angewiesen sind. Sie finden Informationen wie Berufsbezeichnungen und entsprechende Lohnskalen (einschließlich Überstundensätze), bezahlte Stunden insgesamt, Überstunden insgesamt und in einigen Fällen Zeitstempel der Stunden, die jeder Mitarbeiter gearbeitet hat. Diese Art von Informationen lassen sich nicht nur viel schneller über ein POS-System erfassen als manuell in Excel, sondern bieten auch Einblicke in die Verwaltung von Arbeitskosten und die Optimierung Ihrer Ablaufplanungsmethode.

KMU-Besitzer, die beispielsweise Arbeitsberichte abrufen, finden sie , dass sie zu viele Mitarbeiter haben, die in langsamen Zeiten arbeiten, oder bestimmte Mitglieder, die nicht an ihrem Gewicht arbeiten. Die Fähigkeit, Leistung empirisch nachzuverfolgen, erhöht die Verantwortlichkeit und erleichtert den Aufbau einer hervorragenden Belegschaft.

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