Debitorenbuchhaltung: Was Kleinunternehmen wissen müssen

Die Forderungen aus Lieferungen und Leistungen sind das Lebenselixier des Cashflows eines Unternehmens. Manchmal auch als A / R bezeichnet, ist "Debitorenbuchhaltung" der Begriff, der verwendet wird, um das Geld zu bezeichnen, das das Unternehmen von seinen Kunden für die Waren oder Dienstleistungen erhalten sollte.

Die Forderungen Ihres Unternehmens sind ein wichtiger Teil von Berechnen Sie Ihre Rentabilität und liefern Sie den klarsten Indikator für das Einkommen des Unternehmens. Sie werden als Vermögenswert betrachtet, da sie das Geld darstellen, das in das Unternehmen fließt. Um die Rentabilität zu ermitteln, addieren Sie alle Ihre Vermögenswerte, einschließlich Debitoren, und subtrahieren Sie Ihre gesamten Verbindlichkeiten oder Verbindlichkeiten, die Sie Lieferanten und Lieferanten schulden. Wenn die Zahl positiv ist, ist das Unternehmen profitabel. Wenn es negativ ist, müssen Entscheidungen darüber getroffen werden, wie das Vermögen erhöht oder die Verbindlichkeiten reduziert werden.

Warum Debitoren verfolgen?

Wenn Sie die Debitoren nicht im Auge behalten, vergessen Sie vielleicht, bestimmte Kunden in Rechnung zu stellen Ich weiß nicht, ob Sie bezahlt wurden. Sie können Ihr Produkt schließlich kostenlos zur Verfügung stellen und sich negativ auf Ihre Rentabilität auswirken. Je länger es dauert, die Rechnung zu senden, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Ihre Zahlung gesendet wird. Die Verfolgung der Debitorenbuchhaltung ist auch eine gute Möglichkeit, Unterlagen zur Bestätigung des Einkommens zum Steuerzeitpunkt zu haben.

Die Debitorenbuchhaltung wird am besten einheitlich und routinemäßig verwaltet. Im Einzelhandel wird jede Transaktion sofort bezahlt. Bei anderen Branchen beantragen Kunden eine Kreditlinie und Aufträge werden gegen die Kreditlinie platziert. Der Kunde erhält mit dem versendeten Produkt eine Rechnung und Zahlungsbedingungen, zahlbar zu einem späteren Zeitpunkt. Unabhängig von Ihrem System ist die Sicherstellung der Zahlung entscheidend. Hier sind fünf Tipps, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Forderungen aus dem Kreditgeschäft beibehält. :

Kommunizieren. In einem Artikel von Transworld Business 2013 hat Jason Stine, Leiter Geschäftsentwicklung bei Inkassounternehmen CRF Solutions, regelmäßig beraten und sofortige Kommunikation mit Kunden. Behalten Sie die Übersicht über Transaktionen; In den ersten 60 Tagen nach der Lieferung kommt es zu mehr Nichtbezahlungsfehlern aufgrund unzureichenden oder unvollständigen Kundenkontakts, sagte Stine.

Erstellen Sie einen soliden internen Prozess. Bestimmen Sie den Prozess zur Ausführung der Debitorenbuchhaltung und bleiben Sie dabei. Wählen Sie einen Wochentag aus, um Rechnungen zu erstellen, zu drucken und zu versenden. Wählen Sie einen anderen Tag, um einen Bericht über veraltete Debitoren zu drucken, und wenden Sie sich an Kunden, die das Fenster mit den Zahlungsbedingungen verlassen haben. Wenn Ihr kleines Unternehmen wächst, müssen Sie diese Aufgaben möglicherweise auf verschiedene Personen aufteilen, um die Übersicht über alle Konten zu behalten.

Empfang von Rechnungen bestätigen. Viele Unternehmen hatten eine Woche nach der Rechnung Erfolg beim Kontakt mit dem Kunden wurde gesendet, um den Empfang zu bestätigen. Dinge gehen in der Post verloren oder versehentlich in einem E-Mail-Posteingang gelöscht. Eine schnelle Anfrage über den Erhalt der Rechnung bietet auch die Möglichkeit, um Rückmeldung über das Produkt zu bitten und zeigt auch Ihre ausgezeichneten Kundenservice Fähigkeiten.

Kredit mit moderaten Bedingungen zu verlängern. Mit den heutigen technologischen Fortschritten können Unternehmen erhalten Zahlung bevor Sie eine Bestellung versenden oder einen Service starten. Bei dienstleistungsbasierten Unternehmen und kostenintensiven Gütern ist dies jedoch nicht immer möglich. In diesen Fällen muss der Kunde eine Kreditlinie beantragen. Sie werden in der Lage sein, ihre Zahlungsfähigkeit zu bewerten und ein Kreditlimit festzulegen, mit dem Sie zufrieden sind. Es bietet auch die Möglichkeit, sicher zu sein, dass beide Parteien über die Zahlungsbedingungen klar sind und was passiert, wenn das Konto straffällig wird.

Dokumentieren Sie alles. Dokumentation der Debitorenbuchhaltung hilft Ihrem Buchhalter mit wöchentlichen oder monatlichen Eingaben für Abschlüsse und Ihr Buchhalter zur Steuerzeit. Halten Sie bei der ersten Kontaktaufnahme die Reihenfolge, die Gespräche und die vereinbarten Bedingungen fest. Im schlimmsten Fall wird diese Dokumentation auch wichtig sein, wenn Sie die Zahlung über eine Inkassoagentur oder ein Gericht vornehmen müssen.

Die Gelder, die Sie im Rahmen Ihres Debitorenbuchhaltungsprozesses erhalten, sind die Lebensmittel, die die Tätigkeit Ihres Unternehmens befeuern. Inkonsistente und punktuelle Aufmerksamkeit für die Aufgabe kann das Wachstum eines Unternehmens erschweren, während ein stetiger und reibungsloser Prozess zu einer gut gefütterten Maschine führt, die alle ihre Ziele erreichen kann.

Zusätzliche Ressourcen

Weitere Informationen zum Umgang mit Debitoren können sein in folgenden Artikeln gefunden:

• "Tipps zur Bereinigung der Debitorenbuchhaltung" (Inc.com)
• "13 Quick-Tipps, um Ihre Debitorenbuchhaltung im Fluss zu halten" (Direct Recovery)
• "Tipps zur Verwaltung Ihrer Debitorenbuchhaltung" (Toolbox.com)

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