Beste Abrechnungspraktiken für kleine B2B-Unternehmen

Die Abrechnung ist eine der wichtigsten Aktivitäten für B2B-Unternehmen. Sie können nicht bezahlt werden, wenn Sie Ihren Kunden keine Rechnung schicken, die die erbrachten Leistungen zusammenfasst und was sie Ihnen schulden.
Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, eine Rechnung zu versenden - per Post, E-Mail oder einem Dritten Online-Portal - Sie müssen die Abrechnungsmethoden und -praktiken finden, die sowohl für Ihre Kunden als auch für Ihre Geschäftsabläufe am besten geeignet sind. Mobby Business hat Branchenexperten um Rat gefragt, wie man eine Smart-Billing-Strategie aufbaut.

Automatisieren und digitalisieren wo immer möglich

Raj Narayanaswamy, Mitgründer und Co-CEO der Mitarbeiter-Zeiterfassungslösung Replicon merkte an, dass Sie die Abrechnung automatisieren sollten wann immer möglich.

"Die schnellste und einfachste Abrechnung erfolgt online", sagte Narayanaswamy. "Investieren Sie in eine Rechnungs- / Fakturierungsgenerierungs-Engine, um den Prozess zu automatisieren und menschliche Fehler zu entfernen. Manuelle Abrechnung, die auf dem Verfolgen und Zusammenstellen von Arbeitszeitnachweisen, der Eingabe von Informationen in Excel und der manuellen Überprüfung auf Genauigkeit beruht, vergeudet wertvolle Verwaltungszeit."

This lässt auch Raum für Fehler und Verzögerungen. Die Automatisierung der Rechnungsstellung bedeutet, dass der größte Teil des Fehlerpotenzials beseitigt wird, und spart zudem Geld, da zusätzliche Verwaltungskosten eingespart werden.

Anmerkung des Redakteurs: Suchen Sie nach Informationen zu Buchhaltungssoftware für Ihr Unternehmen? Nutzen Sie den unten stehenden Fragebogen und unsere Vertriebspartner werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihnen die benötigten Informationen und Kostenvoranschläge zukommen zu lassen.

Mitch Rose, Senior Vice President und General Manager von Payment Solutions, Billtrust, fügt hinzu, dass elektronische Methoden die Rechnungsstellung automatisieren Der "Cash-Prozess" kann sich langfristig sowohl für die Debitoren- als auch für die Kreditorenbuchhaltung als vorteilhaft erweisen.

"Die Umstellung auf Digitalisierung ermöglicht es Kunden, jederzeit und überall zu bezahlen - was schnellere Zahlungen fördert und die Effizienz Ihrer Kunden und Ihrer A / R erhöht Team ", sagte Rose Mobby Business.

Er fügte hinzu, dass die Digitalisierung von Zahlungen und Fakturierung Kosten spart. Papierlieferkosten verdoppeln die Menge der elektronischen Zustellung und verlangsamen den gesamten Prozess. Wenn Sie diese Prozesse online schalten, sparen Sie Porto, Papier und Druckkosten, und natürlich die Zeit.

Bleiben Sie organisiert

Es ist wichtig, eine Buchhaltungslösung zu finden, die Ihnen und Ihrem Team die Möglichkeit gibt, organisiert zu bleiben und im Auge zu behalten all Ihre ausstehenden Rechnungen.

"Ohne Zugriff auf eine zentrale Ansicht von Rechnungen und Rechnungen können Unternehmen nicht schnell bestimmen, wie hoch die durchschnittliche Zahlungszeit ist, wie viel Geld noch aussteht, wie viele Rechnungen und Folgemaßnahmen gesendet wurden. welche Firmen häufig straffällig sind, und so weiter ", sagte Narayanaswamy zu Mobby Business.

Stellen Sie sicher, dass Sie PCI-kompatibel sind

Wenn Sie elektronische Zahlungen von Ihren Kunden akzeptieren, ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihr Zahlungsprozessor konform ist Zahlungskartenindustrie (PCI) Datensicherheitsstandards. Diese weltweit anerkannten Standards wurden geschaffen, um die Verbraucher zu schützen und ihre Zahlungsdaten sicher zu halten. Rose merkte an, dass die Einhaltung dieser Standards für jedes Unternehmen vorgeschrieben ist, das Kreditkartenzahlungen akzeptiert.

"PCI-Konformität ist nicht nur aus rechtlichen Gründen wichtig, sondern schafft auch Vertrauen bei Ihren Kunden", sagte er. "Unternehmen, die verletzt wurden, sehen einen Verlust von Kunden, einen beschädigten Ruf und einen Rückgang des Aktienkurses - ganz zu schweigen von den exorbitanten Kosten für die Behebung des Verstoßes und die Behandlung von Betrugsfällen und Umsatzeinbußen durch das Gefühl, Kunden zu haben."

Rose fügte hinzu, dass die Einhaltung von Vorschriften wichtiger sei, da Unternehmen im B2B zunehmend mit Kreditkarten konfrontiert werden. Die meisten Unternehmen wenden sich an Dritte, die die Zahlungsportale und Prozesse bereitstellen, die es ihnen ermöglichen, elektronische Zahlungen zu akzeptieren und PCI-konform zu sein.

Kommunizieren Sie

Durch die klare Kommunikation in jeder Phase eines Projekts bleiben Kunden und Unternehmen hinsichtlich der Zahlungserwartungen auf der gleichen Seite.

"Die Höhe der Rechnungsdetails, die ein Kunde von Anfang an benötigt, schafft proaktive Pläne für den Umfang "Creep", und die Aktualisierung der Kunden in jedem Schritt kann bei der eigentlichen Rechnungsstellung nach Abschluss des Projekts viel Zeit und Aufwand sparen ", so Narayanaswamy.

Weitere Informationen zur Suche nach der richtigen Zahlungsverarbeitungslösung für Sie finden Sie unter Business News Tägliche Anleitung.

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