6 E-Mail Etikette Lektionen, die Ihre Mitarbeiter schätzen werden

Wenn Sie glauben, ein guter Teil Ihres Tages wäre verschwendet, wenn Sie sinnlose E-Mails lesen und beantworten, sind Sie nicht allein. Führungskräfte schätzen, dass fast 20 Prozent der Stunden, die sie für die Arbeit mit E-Mails ausgeben, laut einer Studie von Robert Half eine Verschwendung ihrer Zeit sind.

Der größte Schuldige ist Spam, und fast 40 Prozent der Befragten geben an, dass dies die Hauptursache ist Zeitverschwendung für die Arbeit E-Mail.

Aber Spam ist nicht alles schuld. Andere Ablenkungsmanöver sind das Kopieren irrelevanter E-Mails, das Lesen von Nachrichten, die besser geliefert werden könnten, und das Entschlüsseln langer und weitschweifiger Nachrichten.

Paul McDonald, ein leitender Geschäftsführer von Robert Half, sagte, dass Spam zwar angesprochen werden kann Filter und Technologie zur Verhinderung unerwünschter E-Mails, die anderen Probleme führen oft zu einem guten Urteilsvermögen derjenigen, die Nachrichten senden.

"Indem Sie Ihre Nachrichten kurz, relevant und umsetzbar halten, verbessern Sie die Chancen, dass Ihre E-Mails schnell gelesen und beantwortet werden", sagte McDonald in einer Erklärung.

Um Ihre E-Mails effizienter zu machen, bietet Robert Half sechs Etikette-Tipps:

• Achten Sie auf Ihre CCs. Es ist wichtig, Kollegen nur auf E-Mails zu kopieren, die sie sehen müssen. Wenn es nicht etwas ist, auf das sie reagieren müssen, sollten sie wahrscheinlich nicht auf eine E-Mail kopiert werden. Es ist auch wichtig zu vermeiden, auf "Alle antworten" zu antworten. Dies ist wahrscheinlich eine Verschwendung von Zeit für alle Empfänger, die Ihre Antwort nicht benötigen.
• Seien Sie kurz. Je kürzer Sie Ihre E-Mails erstellen können, während Sie immer noch Ihren Standpunkt klarstellen, desto besser. Je länger die E-Mail, desto länger dauert es zu verdauen. Und je länger es dauert, zu verdauen, desto wahrscheinlicher wird es, dass der Leser uninteressiert wird. Wenn möglich, halten Sie Ihre E - Mails auf weniger als zwei Absätze.
• Machen Sie Ihren Standpunkt frühzeitig. Anstatt Kollegen dazu zu bringen, Ihre gesamte E - Mail durchzulesen, finden Sie nur am Ende heraus, was Sie wollen und warum sie kopiert wurden Nachricht, fassen Sie Ihre wichtigsten Punkte an der Spitze zusammen. Sie können dann die Details bei Bedarf als Hintergrund angeben.
• Weniger senden. Versuchen Sie, der Versuchung zu widerstehen, sofort auf eine E-Mail zu antworten, insbesondere wenn es sich um eine Anfrage handelt, die sich ohne Ihre Eingabe selbst lösen kann. Beachten Sie auch, dass Sie keine internen E-Mail-Tage wie "E-Mail-freie Freitage" haben, um die Anzahl der Nachrichten in den Postfächern Ihrer Büros zu reduzieren.
• Konzentrieren Sie sich auf die Betreffzeile Betreff Zeile direkt und auf den Punkt, um den Lesern einen unmittelbaren Einblick in Ihre E-Mail zu geben. Verwenden Sie Betreffzeilen mit Formulierungen wie "RSVP", "Zur Überprüfung" oder "Besprechung verschoben", damit Leser schnell verstehen, worum es bei Ihrer E-Mail geht. Seien Sie professionell.
• In der heutigen digitalen Welt sollten E-Mails sein mit der gleichen Professionalität geschrieben, wie Sie es in einer formellen Geschäftsnotiz verwenden würden. Achten Sie darauf, Ihre Rechtschreibung und Grammatik zu überprüfen. Versuchen Sie auch, die E-Mail laut vor dem Senden zu lesen. Ihre Empfänger werden es zu schätzen wissen, wenn Sie sich ein paar Minuten Zeit nehmen, um den Inhalt und Ton der Nachricht abzustimmen. Die Studie basiert auf Befragungen von 2.200 Finanzvorständen von Unternehmen in mehr als 20 der größten US-Metropolen.

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(Werdegang)

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(Werdegang)