5 Einfache bewährte Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer E-Mail-Gewohnheiten
Haben Sie das Gefühl, dass Ihre E-Mails Ihr Leben übernehmen? Wenn Sie Ihre gesamte Zeit im Büro verbringen und Nachrichten lesen und beantworten, haben Sie wahrscheinlich recht. Aber die gute Nachricht ist, dass es einige schnelle und einfache Möglichkeiten gibt, die Kontrolle über Ihren Posteingang zu erlangen, wodurch Sie sich produktiver und weniger gestresst fühlen.
Bereit für eine E-Mail-Überholung? Befolgen Sie diese fünf bewährten Tipps.
Abbestellen
Sie können sich selbst einen Gefallen tun, indem Sie relevante E-Mail-Newsletter abonnieren, aber Sie sind vielleicht besser dran, andere Wege zu finden, ohne Ihren Posteingang zu verstopfen . Es ist schon überwältigend, jeden Tag eine Menge E-Mails zu erhalten, und wenn Sie Abonnent sind, erschweren Sie sich nur die Sache.
Laut einer Studie von Harris Interactive können die Mitarbeiter nicht mithalten 50 E-Mails an einem Tag, berichtete ABC News. Die Umfrage, in der etwa 2.000 amerikanische Erwachsene befragt wurden, ergab, dass nur 6 Prozent der Angestellten sagten, dass sie mehr als 50 E-Mails pro Tag tragen könnten. Die Studie ergab auch, dass einer von fünf Mitarbeitern aufgrund von E-Mail-Überlastung unter Druck steht.
Indem Sie einige oder alle Abonnements streichen, die Sie nicht unbedingt benötigen, können Sie auch Stress abbauen Sie werden als Ergebnis eines immer vollen Posteingangs angezeigt.
Planen Sie E-Mail-Pausen
Es mag offensichtlich erscheinen, aber wenn Sie Ihre E-Mails alle 5 Minuten überprüfen, können Sie sich gestresst fühlen und weniger produktiv werden. Wenn Sie jedes Mal, wenn eine neue Nachrichtenbenachrichtigung angezeigt wird, ständig nach E-Mails suchen und diese beantworten, erhalten Sie nie eine Arbeit mit hoher Priorität. Es ist jedoch auch nicht gut für die Geschäfte, Menschen in Ihrem Posteingang hängen zu lassen. Versuchen Sie stattdessen, bestimmte Zeitblöcke im Laufe des Tages zu planen, um E-Mails zu öffnen und darauf zu reagieren.
Eine in der Zeitschrift Computer in Human Behavior veröffentlichte Studie untersuchte Mitarbeiter, die sich nur dreimal am Tag auf ihre E-Mails beschränkten. Die Studie ergab, dass diese Mitarbeiter weniger angespannt, weniger gestresst und produktiver waren als diejenigen, die ihre Benachrichtigungen im Laufe des Tages ständig abgehört und ihre E-Mails überprüft hatten, berichtet das New York Magazine.
Wenn Sie befürchten, dass dringende Nachrichten von Kunden fehlen oder wichtige Updates von Ihrem Chef, versuchen Sie, Filter in Ihrem Posteingang einzurichten, um Sie nur zu warnen, wenn diese wichtigen E-Mails ankommen. Speichere den Rest deiner Nachrichten für deine zugeteilten E-Mail-Pausen.
Hinterlasse E-Mails im Büro
Wenn du nicht im Büro bist - sei es nach einem langen Tag, wenn es Wochenende ist oder wenn Sie sind im Urlaub - stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mails deaktiviert sind. Da die meisten Angestellten Smartphones benutzen, die an ihre geschäftlichen E-Mails gebunden sind, kann es unmöglich sein, sich aus den Verantwortungen und Stress des Büros zu befreien, aber Studien zeigen, dass das Verbleiben wirklich schädlich für Ihre Gesundheit ist.
Laut einer Umfrage von Workplace Options 59 Prozent der amerikanischen Arbeitnehmer nutzen ihre mobilen Geräte, um nach den üblichen Geschäftszeiten zu arbeiten, berichtete Fortune.com. Eine andere Umfrage von Good Technology ergab, dass 68 Prozent der Befragten ihre Arbeits-E-Mails vor 8 Uhr morgens überprüfen, 50 Prozent überprüfen sie im Bett, 57 Prozent bei Familienausflügen und 38 Prozent checken ihre E-Mails am Tisch. Dies kann jedoch mehr als nur Stress für Ihre psychische Gesundheit verursachen; es kann auch körperliche Probleme verursachen. Zusammen mit psychologischen Problemen kann E-Mails außerhalb der Arbeitszeiten auch zu Magen-Darm-und Herz-Kreislauf-Probleme führen, eine Studie in der Zeitschrift Chronobiology International gefunden, wie von Fortune.com gemeldet.
Es ist in Ordnung, wenn Sie ein erwartet Wichtiges Update, aber es ist besser für Sie, wenn Sie vermeiden können, während Ihrer arbeitsfreien Zeit im Büro-Modus zu bleiben.
Zu Instant Messaging wechseln
Manchmal ist die beste E-Mail-Strategie, zu wissen, wann E-Mails überhaupt nicht verwendet werden sollen. Wenn Sie mit Ihrem Chef oder einem Kollegen, der keine persönliche Besprechung benötigt, aber wertvolle Zeit über E-Mails in Anspruch nimmt, hin- und herwechseln, nutzen Sie das Instant Messaging-System Ihres Unternehmens. Sie können auch andere Chat-Optionen wie Slack oder Gchat verwenden. Instant Messaging (IM) kann einen Teil der Wartezeit für Ihre Konversation bedeuten und Sie von Ihrem bereits stressigen Posteingang fernhalten.
Laut einem Bericht von The Radicati Group nimmt die Nutzung von Instant Messaging durch Unternehmen weiter zu; Die Anzahl der IM-Accounts weltweit belief sich 2015 auf 3,2 Milliarden. Und es wird oft in denselben Situationen verwendet, in denen sich viele Menschen normalerweise auf E-Mails verlassen. Und laut The Guardian haben viele Geschäftsinhaber herausgefunden, dass der Wechsel zu Instant Messaging den Stress reduziert und die tägliche interne Kommunikation vereinfacht hat. Zum Beispiel sagte Steven Drost, CEO von Stipso, dass er jeden Tag bis zu 100 Emails aufweckte, aber nach dem Wechsel zu IM schätzte er, dass sein Posteingang um 60 Prozent weniger voll war, berichtete der Guardian.
Natürlich, Instant Messaging kann auch eine Ablenkung sein. Nutzen Sie also die Optionen Ihres Chat-Clients, indem Sie Ihren Status auf besetzt oder nicht verfügbar setzen, wenn Sie an Meetings teilnehmen oder an einem Projekt arbeiten, das Ihre ungeteilte Aufmerksamkeit erfordert.
E-Mails kurz halten
Niemand liest gerne lange, Verwandte E-Mails, verschwenden Sie also auch keine Zeit mit dem Versenden von wortreichen E-Mails.
Laut einer Studie von MailTime gilt: Je länger eine E-Mail ist, desto weniger Empfänger werden sie lesen. Die Umfrage ergab, dass 19 Prozent der Menschen keine E-Mails lesen, die länger als ein Absatz sind, 51 Prozent werden nicht über den zweiten Absatz hinauslesen, 76 lesen keine E-Mails länger als drei Absätze und 84 Prozent lesen nicht E-Mails länger als vier Absätze. Wenn Sie also Zeit sparen und sicherstellen möchten, dass Ihre Nachricht tatsächlich effektiv ist, halten Sie sie kurz.
Dies schließt auch E-Mail-Weiterleitungen ein; Die Aussendung riesiger, unorganisierter Fäden ist für Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiter überwältigend, sagte Forbes. Versuchen Sie stattdessen, die wichtigen Details herauszusuchen und nur das zu versenden, was notwendig ist (und an wen - seien Sie nicht zu großzügig mit der Schaltfläche "Alles antworten".)
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