3 Große Compliance-Herausforderungen für kleine Unternehmen von heute

Zusätzlich zur Gewährleistung eines reibungslosen Geschäftsbetriebs müssen Geschäftsinhaber sicherstellen, dass sie mit den neuesten lokalen und bundesstaatlichen Geschäftsgesetzen Schritt halten. Das ist nicht billig - eine aktuelle Umfrage von The Workforce Institute bei Kronos zeigt, dass es für kleine Unternehmen bis zu 100.000 US-Dollar kosten kann, die Einhaltung jedes Mal zu gewährleisten, wenn arbeitsbezogene staatliche Vorschriften erstellt oder geändert werden.

Auf der Grundlage der Umfrage hier sind die größten Compliance-Herausforderungen, mit denen kleine Unternehmen konfrontiert sind, und was Sie tun können, um sich selbst zu erleichtern.

Zeit

Die Zeit ist eine der größten Herausforderungen, die von den Umfrageteilnehmern genannt werden. Änderungen können in weniger als 60 Tagen zum Gesetz werden, aber die Befragten geben an, dass sie mehr Zeit benötigen, um interne Richtlinienänderungen effektiv zu überprüfen und umzusetzen.

Mehr als ein Drittel der Befragten gab an, dass sie zwischen 120 und 150 Tagen benötigen würden Implementierung neuer Vorschriften, und einige zitierten sogar 150 Tage als die erforderliche Mindestzeit.

Es gibt sehr wenig Kleinunternehmen, die aus einer reaktiven Position heraus arbeiten können, um das enge Zeitfenster für die Einhaltung von Regierungsvorschriften zu erhöhen. Sie können sich aber proaktiv an ihre lokalen, bundesstaatlichen und bundesstaatlichen Repräsentanten wenden, um zu verlangen, dass längere Zeitfenster zum Standard werden.

Technologie

Mehr als die Hälfte der Befragten gaben an, dass HR veraltet ist Gehaltsabrechnungssysteme machen Compliance nahezu unmöglich, ungeachtet der Absicht der mit der Implementierung der Änderungen beauftragten Personen. Mit zu wenig Hilfe und unzureichender technologischer Unterstützung berichteten fast 60 Prozent, dass Compliance-Ecken von Kollegen geschnitten wurden.

"Die Ausstattung dieser Fachleute mit moderner Technologie und aktualisierten Prozessen wird tägliche Compliance-Aufgaben vereinfachen, sodass sie sich auf Anziehung, Bindung und Entwicklung konzentrieren können Die bestausgebildete Belegschaft ist möglich ", sagte Malysa O'Connor, Senior Director der SMB-Marktentwicklung bei Kronos.

In der Vergangenheit war es für kleine Unternehmen unerschwinglich, erhebliche Verbesserungen an Software oder Hardware vorzunehmen. Mit der zunehmenden Verbreitung von Cloud-basierten Softwarelösungen ist es jedoch viel erschwinglicher geworden. Kleine Unternehmen sollten erwägen, ihre Forschung nach technologischen Lösungen zu erweitern, die über ihre bisherigen Erfahrungen hinausgehen, und Cloud-basierte Dienste zu untersuchen, die regelmäßig aktualisiert werden und weniger umfangreiche Anfangsinvestitionen erfordern.

Information

Endlich kleine Unternehmen finde es schwierig, ein effektives Verfahren zu schaffen, um Compliance-Änderungen in Echtzeit zu erhalten und zu überprüfen. Mehr als die Hälfte der Befragten gaben an, dass sie sich auf ihre HR- und Gehaltsabrechnungssoftware oder einen Anbieter verlassen, um sich über Änderungen zu informieren. Andere erhalten die Updates über Branchenverbände, interne Rechtsberater, regionale Verbände und juristische Publikationen.

"Organisationen sollten einen Schritt zurück gehen, um zu überprüfen, wie sie Compliance-bezogene Änderungen verfolgen, implementieren und kommunizieren und versuchen, Verbesserungsbereiche zu identifizieren in ihren Prozessen ", sagte Joyce Maroney, Direktorin des Workforce Institute bei Kronos. "Auf diese Weise können HR- und Gehaltsabrechnungsexperten mehr Zeit auf Strategien konzentrieren, die das Engagement der Mitarbeiter verbessern und eine positivere Mitarbeitererfahrung ermöglichen."

Ein Ansatz könnte sein, einen Mitarbeiter zu haben, der sich dafür engagiert, auf dem Laufenden zu bleiben die neuesten Änderungen und die Suche nach kosteneffizienten Lösungen für neue Compliance-Vorschriften als Teil ihrer täglichen oder wöchentlichen Verantwortlichkeiten.

"Wenn die Regierung reguliert wird, werden die Kosten für Unternehmen steigen und die Belegschaft wird darunter leiden", sagte Dan Schawbel, Partner und Research Director bei Future Workplace. "Unternehmen müssen neue Technologien und interne Verfahren einführen, um die Reaktionsfähigkeit zu erhöhen und die Kosten in Zukunft zu senken."

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